Viešieji pirkimai: kaip tai veikia?

Atnaujinta 2024-12-18

Viešieji pirkimai – procedūros, kuriomis perkančiosios organizacijos ar perkantieji subjektai, vadovaudamiesi įstatymais ir kitais teisės aktais, įsigyja prekes, paslaugas ar darbus iš tiekėjų už atlyginimą.

Šie pirkimai reguliuojami tam, kad būtų užtikrintas viešųjų lėšų panaudojimo skaidrumas, konkurencija tarp tiekėjų, geriausio kainos ir kokybės santykio siekimas bei diskriminacijos ar protekcionizmo prevencija.

Lietuvoje viešuosius pirkimus reglamentuoja:

• Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymas;
• Susiję Europos Sąjungos teisės aktai, tokie kaip Direktyva 2014/24/ES dėl viešųjų pirkimų.

Kas yra viešieji pirkimai?

Viešieji pirkimai yra procesas, kurio metu valstybės ir savivaldybių institucijos įsigyja prekes, paslaugas ar darbus iš privačių tiekėjų. Šis procesas yra reglamentuotas įstatymais ir taisyklėmis, siekiama užtikrinti skaidrumą, konkurenciją ir efektyvų viešųjų lėšų panaudojimą.

Viešieji pirkimai yra svarbūs, nes jie padeda perkančiosioms organizacijoms pasiekti reikiamus tiekėjus, užtikrina, kad gautos prekės ir paslaugos atitiktų nustatytus standartus ir prisideda prie ekonominės vertės kūrimo.

Viešieji pirkimai apima įvairius etapus – pradedant nuo biudžeto planavimo ir pirkimo skelbimo, iki pasiūlymų gavimo, vertinimo ir sutarties pasirašymo. Kiekvienas etapas yra svarbus, nes jis padeda užtikrinti, kad pirkimai būtų vykdomi skaidriai ir efektyviai. Be to, viešieji pirkimai skatina konkurenciją tarp tiekėjų, kas gali lemti geresnes kainas ir aukštesnę kokybę.

Viešųjų pirkimų tikslas

Pagal VPĮ 1 straipsnį, viešųjų pirkimų tikslas yra užtikrinti, kad pirkimai būtų:

1. Skaidrūs – užtikrinama, kad visi procesai būtų aiškūs, atviri ir stebimi.
2. Konkuruojantys – siekiama, kad kiekvienas tiekėjas turėtų vienodas sąlygas dalyvauti.
3. Racionalūs – viešosios lėšos naudojamos efektyviai ir ekonomiškai.
4. Proporcingi – perkančiosios organizacijos nustatomi reikalavimai yra proporcingi pirkimo objektui.

Kokie yra pagrindiniai viešųjų pirkimų procesų etapai?

Viešųjų pirkimų procesas yra sudėtingas ir reikalauja atidumo. Konkursų metu sukuriamos lygios galimybės visiems tiekėjams ir užtikrinamas reglamentų laikymasis. Ši sritis apima ne tik teisinius aspektus, bet ir strateginį planavimą bei nuoseklų įgyvendinimą.

Viešųjų pirkimų procesas yra sudarytas iš nuoseklių žingsnių, kurie užtikrina, kad viešosios lėšos būtų panaudotos efektyviai, skaidriai ir teisėtai. Procesas reglamentuojamas Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymu (VPĮ) ir Europos Sąjungos direktyvomis.

1. Pirkimo poreikio nustatymas

Perkančioji organizacija analizuoja savo poreikius ir nusprendžia, kokias prekes, paslaugas ar darbus reikia įsigyti. Šiame etape atliekami:

• Rinkos tyrimai;
• Biudžeto sudarymas;
• Techninių specifikacijų parengimas.

Tiksliai apibrėžtas poreikis padeda išvengti netikslių ar neekonomiškų sprendimų.

2. Pirkimo būdo parinkimas

Pagal pirkimo vertę ir pobūdį nustatoma, kuris būdas bus naudojamas:

• Atviras konkursas. Skelbiamas viešai, dalyvauti gali visi suinteresuoti tiekėjai.
• Uždaras konkursas. Kvietimas dalyvauti siunčiamas tik atrinktiems tiekėjams.
• Skelbiamos derybos. Naudojamos tais atvejais, kai reikia individualių sprendimų arba kai techninės specifikacijos nėra galutinai aiškios.
• Pirkimas iš vieno tiekėjo. Taikomas tik ypatingomis sąlygomis, pvz., kai tik vienas tiekėjas gali įvykdyti pirkimą.

3. Pirkimo paskelbimas

Perkančioji organizacija paskelbia pirkimą naudodamasi:

• Centrine viešųjų pirkimų informacine sistema (CVP IS);
• Europos Sąjungos leidiniu „Tenders Electronic Daily“ (jei pirkimas viršija ES nustatytas vertes).

Skelbime pateikiama informacija apie pirkimo objektą, sąlygas, terminus ir vertinimo kriterijus.

4. Pasiūlymų teikimas

Tiekėjai pateikia pasiūlymus per CVP IS arba kitais nurodytais būdais. Šiame etape jie turi:

• Užtikrinti, kad jų pasiūlymai atitiktų technines specifikacijas;
• Pateikti reikiamus dokumentus, įskaitant finansinius ir techninius duomenis.

5. Pasiūlymų vertinimas

Perkančioji organizacija vertina gautus pasiūlymus pagal nustatytus kriterijus:

• Mažiausios kainos kriterijus. Laimi pigiausias pasiūlymas.
• Ekonominio naudingumo kriterijus. Atsižvelgiama į kainos ir kokybės santykį bei kitus parametrus, pvz., techninius privalumus, eksploatacijos kaštus.

Vertinimas turi būti skaidrus, objektyvus ir atitikti pirkimo dokumentuose nustatytas taisykles.

6. Laimėtojo nustatymas ir sutarties sudarymas

Kai pasiūlymai įvertinami – perkančioji organizacija pasirenka laimėtoją ir su juo sudaro sutartį. Sutartis turi būti sudaroma:

• Raštu;
• Laikantis viešųjų pirkimų įstatymo nustatytų terminų;
• Pateikiant aiškias sąlygas dėl įvykdymo terminų, kokybės ir atsakomybės.

7. Pirkimo įgyvendinimas

Šiame etape tiekėjas pradeda vykdyti sutartį. Perkančioji organizacija stebi darbų ar paslaugų vykdymą, tikrina jų kokybę ir laiką, taip pat užtikrina, kad sutarties sąlygos būtų įvykdytos.

8. Ataskaitų ir rezultatų analizė

Baigus pirkimo procesą – perkančioji organizacija parengia ataskaitą apie pirkimo eigą ir rezultatus, kuri privalo būti pateikiama Viešųjų pirkimų tarnybai (VPT). Ši analizė padeda užtikrinti viešųjų pirkimų proceso tobulinimą ateityje.

Biudžeto planavimas ir pirkimo skelbimas

Perkančioji organizacija turi suplanuoti savo biudžetą ir paskelbti – ką, kaip ir kada planuoja šiais metais įsigyti. Šis etapas yra svarbiausias, nes teisingai suplanuotas biudžetas leidžia nustatyti prioritetus ir užtikrina, kad pirkimai atitiktų organizacijos tikslus.

Be to, pirkimų skelbimas yra svarbus ne tik informuojant potencialius tiekėjus, bet ir skatinant konkurenciją, todėl būtina aiškiai apibrėžti lūkesčius, reikalavimus ir terminus. Šiame kontekste svarbu atkreipti dėmesį į 2024 metus, kadangi tai padės užtikrinti, jog pirkimai atitiktų naujausius reikalavimus ir tendencijas.

Viešojo pirkimo techninės specifikacijos paruošimo pavyzdys

Techninė specifikacija yra viešojo pirkimo dokumento dalis, kurioje išsamiai aprašomi perkamų prekių, paslaugų ar darbų reikalavimai. Ji turi būti parengta taip, kad būtų užtikrinta konkurencija ir nediskriminuojami potencialūs tiekėjai.

Toliau pateikiamas pavyzdys techninės specifikacijos, skirtos kompiuterinės įrangos pirkimui:

Techninė specifikacija
Pirkimo objektas: Kompiuterinė įranga (nešiojamieji kompiuteriai)

1. Bendrieji reikalavimai

• Pirkimo objektas: 10 (dešimt) vienetų nešiojamųjų kompiuterių.
• Kompiuteriai turi būti nauji, pagaminti ne anksčiau kaip prieš 12 mėnesių iki pasiūlymo pateikimo dienos.
• Įranga turi būti pristatyta per 30 kalendorinių dienų nuo sutarties pasirašymo.

2. Techniniai reikalavimai

2.1. Procesorius

• Tipas: Ne mažiau kaip Intel Core i5 arba lygiavertis.
• Dažnis: Ne mažiau kaip 2,5 GHz (turbo režimu – ne mažiau kaip 4 GHz).

2.2. Operatyvioji atmintis (RAM)

• Tūris: Ne mažiau kaip 16 GB DDR4.

2.3. Kietasis diskas

• Tipas: SSD.
• Tūris: Ne mažiau kaip 512 GB.

2.4. Ekranas

• Dydis: Ne mažesnis nei 15,6 colio.
• Rezoliucija: Full HD (1920×1080) arba didesnė.
• Paviršius: Matinis.

2.5. Prijungtys

• USB: Bent 3 USB 3.0 arba naujesnės jungtys.
• HDMI: Bent viena jungtis.
• Wi-Fi: 802.11ac arba naujesnis standartas.

2.6. Programinė įranga

• Operacinė sistema: Licencijuota Windows 11 Pro arba lygiavertė.

2.7. Garantija

• Gamintojo garantija: Mažiausiai 24 mėnesiai.

3. Pristatymo ir įdiegimo reikalavimai

• Kompiuteriai turi būti pristatyti į perkančiosios organizacijos nurodytą vietą.
• Tiekėjas turi užtikrinti pilną įrangos funkcionalumą ir atlikti testavimą pristatymo metu.

4. Kiti reikalavimai

• Tiekėjas turi pateikti įrangos naudojimosi instrukcijas lietuvių arba anglų kalbomis.
• Visi reikalingi kabeliai ar adapteriai turi būti įtraukti į komplektaciją.

5. Ekonominio naudingumo vertinimo kriterijai

• Kaina (70%). Mažiausia kaina gauna maksimalų balų skaičių.
• Garantinis laikotarpis (30%). Už kiekvienus papildomus garantijos metus skiriami papildomi balai.

BVPŽ kodai ir jų svarba

BVPŽ (Bendrasis viešųjų pirkimų žodynas) kodai yra pagrindinis viešųjų pirkimų klasifikavimo pagal veiklos sritis. Jie suteikia sistemą pagal kurią galima efektyviai identifikuoti ir klasifikuoti prekes, paslaugas bei darbus, kurie yra perkami viešojo sektoriaus. Perkančiosios organizacijos viešindamos savo pirkimus privalo parinkti tinkamą BVPŽ kodą, nes būtent pagal šiuos kodus vykdoma tinkamų viešųjų pirkimų paieška.

Pavyzdžiui, tiekėjas, kuris užsiima statybos darbais - ieškos pirkimų tik pagal BVPŽ statybos kodus. Tai užtikrina, kad tiekėjai gautų tik tuos pirkimus, kurie atitinka jų teikiamas paslaugas ar prekes, o perkančiosios organizacijos galėtų lengviau pasiekti tinkamus tiekėjus.

Viešųjų pirkimų platformos

Viešųjų pirkimų platformos yra elektroninės sistemos, kurios padeda perkančioms organizacijoms vykdyti viešųjų pirkimų procesą efektyviau ir skaidriau. Šios platformos supaprastina visą pirkimų ciklą pradedant nuo pirkimo skelbimo iki pasiūlymų vertinimo ir sutarties pasirašymo.

Perkančiosios organizacijos naudoja viešųjų pirkimų platformas, kad galėtų suplanuoti savo biudžetą ir paskelbti – ką, kaip ir kada planuoja šiais metais įsigyti. Šios platformos ne tik palengvina informacijos sklaidą, bet ir suteikia galimybę stebėti visą pirkimų procesą, užtikrinant jo skaidrumą.

Kaip tvarkyti apskaitą ir sąskaitų faktūras dalyvaujant viešuosiuose pirkimuose?

Dalyvavimas viešuosiuose pirkimuose reikalauja tvarkingos apskaitos ir tinkamo sąskaitų faktūrų valdymo. Tai padeda užtikrinti skaidrumą ir atitikti teisės aktų reikalavimus. Apskaita ir sąskaitų tvarkymas yra svarbūs ne tik siekiant sklandžiai vykdyti sutartis, bet ir ruošiant ataskaitas perkančiosioms organizacijoms.

Sistema „Sąskaita123.lt“ yra puikus įrankis dalyviams, kurie vykdo viešuosius pirkimus. Ji leidžia:

• Greitai ir paprastai išrašyti sąskaitas faktūras, kurios atitinka teisės aktų reikalavimus.

• Įtraukti sutarties numerius ir kitą svarbią informaciją, kuri bus reikalainga perkančiosioms organizacijoms.

• Stebėti sąskaitų apmokėjimus realiuoju laiku, užsitikrinti, kad visos finansinės operacijos būtų vykdomos laiku.

Tvarkinga apskaita ir tikslios sąskaitos faktūros yra svarbi sėkmingo dalyvavimo viešuosiuose pirkimuose dalis. Naudojant tokias platformas kaip „Sąskaita123.lt“, šie procesai tampa paprastesni ir efektyvesni.

Dažniausiai užduodami klausimai

1. Kas yra viešasis pirkimas?

Viešasis pirkimas – tai procesas, kurio metu perkančioji organizacija įsigyja prekes, paslaugas ar darbus, vadovaudamasi Viešųjų pirkimų įstatymu. Pirkimai atliekami naudojant biudžeto ar kitas viešąsias lėšas laikantis skaidrumo, konkurencijos ir racionalumo principų.

2. Kokiais būdais vykdomi viešieji pirkimai?

Pagrindiniai viešųjų pirkimų būdai yra:

• Atviras konkursas.
• Uždarasis konkursas.
• Skelbiamos derybos.
• Pirkimas iš vieno tiekėjo.

3. Ar perkančioji organizacija privalo viešai skelbti pirkimą?

Taip, perkančiosios organizacijos privalo skelbti pirkimus per Centrinę viešųjų pirkimų informacinę sistemą (CVP IS), jei pirkimo vertė viršija mažos vertės pirkimų ribas, nustatytas Viešųjų pirkimų įstatyme.

4. Kokia yra tiekėjo atsakomybė pateikiant pasiūlymą?

Tiekėjas turi užtikrinti, kad jo pasiūlymas atitiktų:

• Technines specifikacijas;
• Tinkamumo reikalavimus (pvz., finansinį stabilumą, patirtį);
• Dokumentų pateikimo terminus ir formas.

Nepateikus tinkamo pasiūlymo – jis gali būti atmestas.

5. Kokie dokumentai reikalingi dalyvaujant viešuosiuose pirkimuose?

• Tiekėjo kvalifikaciją patvirtinantys dokumentai (pvz., registracijos pažymėjimas, finansinė ataskaita);
• Pasiūlymas, atitinkantis pirkimo sąlygas;
• Deklaracijos apie atitiktį įstatymo reikalavimams (pvz., dėl nesusijimo su nusikalstama veikla).

6. Kaip nustatomas laimėtojas?

• Mažiausios kainos kriterijus.
• Ekonominio naudingumo kriterijus.

7. Ar galiu apskųsti perkančiosios organizacijos sprendimą?

Taip, tiekėjas gali pateikti pretenziją perkančiajai organizacijai, jei mano, kad jo teisės buvo pažeistos. Jei problema neišsprendžiama – galima kreiptis į teismą arba Viešųjų pirkimų tarnybą (VPT).

8. Ar perkančioji organizacija gali keisti sąlygas po pirkimo paskelbimo?

Ne, sąlygų keisti po pirkimo paskelbimo negalima, išskyrus atvejus, kai tai būtina dėl objektyvių priežasčių. Apie pakeitimus turi būti informuoti visi potencialūs dalyviai.

9. Kokios yra dažniausios tiekėjų klaidos dalyvaujant viešuosiuose pirkimuose?

• Netinkamai parengti pasiūlymai (neatitinka reikalavimų);
• Nepateikti visi reikalaujami dokumentai;
• Pasiūlymo pateikimas pasibaigus terminui;
• Neatitikimas kvalifikaciniams reikalavimams.

10. Kaip tvarkyti sąskaitas faktūras viešųjų pirkimų metu?

Tiekėjai privalo užtikrinti, kad sąskaitos faktūros atitiktų teisės aktų reikalavimus. Naudojant platformą „Sąskaita123.lt“, galima:

• Greitai išrašyti sąskaitas faktūras pagal sutarties sąlygas;
• Sekti apmokėjimus realiuoju laiku;
• Laikyti visus finansinius dokumentus vienoje vietoje.

11. Kokios yra mažos vertės pirkimų ribos?

Mažos vertės pirkimų ribos nustatomos pagal Viešųjų pirkimų įstatymą ir kasmet tikslinamos. Jei pirkimo vertė neviršija šių ribų – perkančiosios organizacijos gali taikyti supaprastintą pirkimo procedūrą.

12. Ar gali fizinis asmuo dalyvauti viešuosiuose pirkimuose?

Taip, fiziniai asmenys gali dalyvauti viešuosiuose pirkimuose kaip tiekėjai, jei atitinka kvalifikacinius reikalavimus ir gali vykdyti sutartinius įsipareigojimus.

Rūta Kirdeikė

Rūta daugiau nei 10 metų dirba kaip turinio kūrėja ir redaktorė. Sukauptos žinios - ilgametės praktikos rezultatas.

See Full Bio