Sąskaita faktūra šablonas: pavyzdys ir užpildymo instrukcijos

Sąskaita faktūra (SF) yra oficialus dokumentas, kurį pardavėjas išrašo pirkėjui, taip patvirtindamas prekių pardavimą arba paslaugų suteikimą. Tai tarsi kvitas, tik daug išsamesnis ir turintis daugiau teisinės galios. Pavyzdys gali būti naudingas kuriant PVM sąskaitas faktūras, nes jis padeda įtraukti svarbią informaciją, tokią kaip datos, prekių aprašymai, kiekiai, bendra suma ir pardavėjo bei pirkėjo duomenys.

Kiekvienas verslas suvokia arba turėtų suvokti, kad be SF – nebus ir veiklos legitimumo bei legalumo. Jeigu teikiame paslaugas arba parduodate prekes – klientams PRIVALOTE išrašyti sąskaitą faktūrą. Net ir tokiu atveju, jeigu jiems jos nereikia. Tuomet SF išsirašote sau, laikote pas save, kadangi tai yra Jūsų pajamų įrodymas.

Kodėl sąskaita faktūra yra svarbi?

• Tai pagrindinis dokumentas, kuris įrodo, kad tarp dviejų šalių įvyko sandoris.

• Sąskaitos faktūra yra dokumentas naudojamas tiek pardavėjo, tiek pirkėjo buhalterinėje apskaitoje.

• Ji naudojama apskaičiuojant ir deklaruojant pridėtinės vertės mokestį (PVM) bei kitus mokesčius

• Jei kyla nesutarimų dėl sandorio – sąskaita faktūra gali būti naudojama kaip įrodymas teisme.

Sąskaitos faktūros šablonas

Pradėjus vykdyti veiklą arba verstis konkrečiu verslu – gali kilti labai daug klausimų, kurie yra susiję su SF. Kaip ji turi atrodyti? Kokie esminiai jos komponentai? Ar visada turiu išrašyti SF ir ką daryti, jeigu palikau klaidą?

Daugelį problemų gali padėti išspręsti turimas šablonas. Visgi, jo opcijų tikrai gana daug ir senas šablonas, kuris internete sklandė prieš 10 metų – jau gali nebetikti. Nors nėra vienos griežtos gairės kaip turi atrodyti SF, tačiau normalu, kad kinta rekomendacijos ir tuo pačiu Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI) patarimai, kurie turėtų padėti džiaugtis tikrai aiškiai, konkrečiai ir jokių klausimų nekeliančia išrašyta SF. Sąskaita faktūra pavyzdys gali būti labai naudingas, nes pateikia pavyzdžius ir šablonus, kuriuose nurodyti esminiai komponentai, tokie kaip data, prekės aprašymas, kiekis, kaina, bendra suma, PVM, bei pirkėjo ir pardavėjo informacija.

Štai tokiu atveju pasitarnaus sąskaita123, kadangi sistemos šablonas yra koreguojamas priklausomai nuo konkrečiu metu pateiktų sąlygų, rekomendacijų, tad Jūs visada gausite naujausius šablonus, kurie atitinka inovatyvaus verslo poreikius.

Taigi, tinkama sąskaitos forma – gali būti išrašoma greitai su sąskaita123 arba visada turite galimybę sekti naujausią informaciją apie SF tipus, galimybes ir kokie yra esminiai jos elementai.

Sąskaitos faktūros šablonas yra nepaprastai naudingas įrankis bet kuriam verslui, nes jis padeda sutaupyti laiko, užtikrinti nuoseklumą ir profesionalumą.

1. Užpildydami jau paruoštą šabloną – išvengsite kiekvienos sąskaitos kūrimo nuo nulio.

2. Šablone esantys fiksuoti laukai sumažina tikimybę padaryti klaidų, pvz., pamiršti įrašyti svarbią informaciją.

3. Visos jūsų sąskaitos atrodys profesionaliai ir vienodai, taip stiprindamos jūsų įmonės įvaizdį.

4. Visos būtinos detalės bus įtrauktos į kiekvieną sąskaitą ir užtikrins, kad klientai gaus visą reikalingą informaciją.

5. Kai kuriuos šablonus galima integruoti į buhalterines programas, taip automatizuojant sąskaitų išrašymo procesą.

6. Visos sąskaitos bus sukurtos pagal tą patį formatą, todėl jas bus lengva rasti ir archyvuoti.

7. Šablonas užtikrina, kad į sąskaitą bus įtraukta visa teisiškai reikalinga informacija.

8. Aiškiai suformuluota sąskaita gali padėti išvengti nesusipratimų su klientais.

9. Šablonai leidžia pritaikyti dizainą ir turinį pagal jūsų įmonės poreikius. Pavyzdžiui, sąskaita123 suteikia galimybę įtraukti ir savo įmonės arba veiklos logo.

10. Šablonas gali padėti lengviau sekti pajamas ir išlaidas taip palengvinant mokesčių deklaravimą. Vėlgi, sąskaita123 – ne tik naudinga išrašant SF, tačiau ir sekant pajamas, matant mokesčius ir tam tikra prasme – paprasčiau įsivertinant savo veiklos pajamas, uždarbį.

11. Profesionaliai atrodančios sąskaitos palieka gerą įspūdį apie jūsų įmonę.

Sąskaitos faktūros šablonas yra ne tik laiko taupymo priemonė, bet ir svarbus įrankis, kuris padeda užtikrinti jūsų verslo sklandų veikimą. Investuodami šiek tiek laiko į tinkamo šablono sukūrimą ar pasirinkimą – ilgainiui sutaupysite daug pastangų ir išvengsite galimų klaidų.

Sąskaitos faktūros elementai

Sąskaita faktūra yra ne tik dokumentas, kuris patvirtina prekių ar paslaugų pardavimą, bet ir svarbus įrankis tiek pardavėjui, tiek pirkėjui. Ji naudojama apskaitos tikslais, mokesčių deklaravimui ir gali būti reikalinga ginčų atveju. Todėl svarbu, kad sąskaitoje faktūroje būtų nurodyti visi būtini elementai.

Sąskaitos faktūros forma turėtų apimti esminius PVM sąskaitos faktūros komponentus, tokius kaip data, produkto pavadinimas, kiekis, kaina, bendra suma, PVM, pardavėjo ir pirkėjo kontaktiniai duomenys.

Pagrindiniai sąskaitos faktūros elementai

• Dokumentų serija ir unikalus numeris. kiekviena sąskaita faktūra turi turėti unikalų numerį, kuris leidžia ją lengvai identifikuoti. Sąskaitos faktūros pavyzdys gali padėti suprasti, kaip teisingai užpildyti šią informaciją.

• Išrašymo data. Nurodoma tiksli data, kada sąskaita buvo išrašyta.

Pardavėjo duomenys

• Pilnas juridinis pavadinimas.

• Adresas.

• Įmonės kodas (jei taikoma).

• PVM mokėtojo kodas (jei taikoma).

• Banko rekvizitai.

Pirkėjo duomenys

• Pilnas vardas, pavardė arba įmonės pavadinimas.

• Adresas.

• PVM mokėtojo kodas (jei taikoma).

Prekių ar paslaugų sąrašas

Išsamus sąrašas su kiekvienos prekės ar paslaugos pavadinimu:

• Kiekis.

• Vieneto kaina.

• Bendra suma.

• PVM tarifas (jei taikomas).

• Bendra suma be PVM.

• PVM suma.

• Bendra suma su PVM.

Apmokėjimo sąlygos

• Terminas, per kurį pirkėjas turi sumokėti sąskaitą.

• Apmokėjimo būdas (pvz., bankiniu pavedimu, grynaisiais).

Papildoma informacija

• Užsakymo numeris (jei yra).

• Nuolaidos (jei taikomos).

Kodėl svarbu, kad sąskaitoje faktūroje būtų visi elementai?

Sąskaita faktūra yra ne tik paprastas dokumentas, tai – verslo sandorio įrodymas. Joje pateikiama išsami informacija apie prekes ar paslaugas, kainas, apmokėjimo sąlygas ir kitus svarbius duomenis.

Teisinė galia

Pilna ir tiksli sąskaita faktūra yra teisinis dokumentas, kuris gali būti naudojamas ginčų atveju. Ji patvirtina, kad sandoris įvyko, ir kokios buvo jo sąlygos. Taip pat profesionaliai ir tiksliai suformuluota sąskaita faktūra palieka gerą įspūdį apie jūsų įmonę ir stiprina pasitikėjimą.

Apskaita

Visos sąskaitos faktūroje pateiktos informacijos yra būtinos tiksliai buhalterinei apskaitai. Pagal šiuos duomenis apskaičiuojami pelnai, nuostoliai, mokesčiai. Taip pat analizuojant sąskaitas faktūras galima gauti vertingos informacijos apie pardavimus, klientus ir kitus verslo rodiklius.

Mokesčiai

Sąskaita faktūra yra pagrindinis dokumentas, kuris naudojamas apskaičiuojant ir deklaruojant pridėtinės vertės mokestį (PVM) ir kitus mokesčius. Jei jūsų įmonė yra audituojama – auditoriai tikrins jūsų sąskaitas faktūras, todėl jos turi būti tvarkingos ir pilnos.

Sąskaitos faktūros tipų šablonai

Sąskaitos faktūros yra ne tik paprasti dokumentai, kurie patvirtina prekių ar paslaugų pardavimą. Priklausomai nuo sandorio pobūdžio ir kitų veiksnių – gali būti naudojami skirtingi sąskaitų faktūrų tipai. Kiekvienas tipas turi savo specifiką ir yra naudojamas skirtingomis aplinkybėmis.

Sąskaita faktūra – gali būti ne tik ta tradicinė, kurią žinome labiausiai ir kuri yra išrašoma suteikus konkrečias paslaugas arba pardavimus prekes, tačiau yra ir daugiau tipų, kurie gali suteikti daugiau saugumo arba kurie gali būti privalomi (pvz. – PVM SF).

PVM sąskaita faktūra

• Tai bene populiariausias sąskaitos faktūros tipas, kuris naudojamas tiek juridinių, tiek fizinių asmenų.

• Ji patvirtina prekių pardavimą ar paslaugų suteikimą, kai abi šalys yra registruoti PVM mokėtojai.

• Visada nurodomas PVM tarifas, skaičiuojama PVM suma ir bendra suma su PVM.

Sąskaita faktūra ne PVM mokėtojui

Išankstinė sąskaita faktūra

• Išrašoma prieš darbų pradžią arba prekių pristatymą (kaip avanso patvirtinimas).

• Ji leidžia pardavėjui užsitikrinti apmokėjimą iš anksto, o pirkėjui – užsisakyti prekes ar paslaugas.

• Po darbų atlikimo arba prekių pristatymo – paprastai išrašoma galutinė sąskaita faktūra, kurioje nurodoma likutinė suma.

Kreditinė sąskaita faktūra

• Naudojama klaidų taisymui, grąžinimų ar nuolaidų apskaitai.

• Suma, nurodyta kreditinėje sąskaitoje faktūroje, atimama iš ankstesnės sąskaitos faktūros sumos.

Kada reikėtų naudoti kokį sąskaitos faktūros tipą?

1. Standartinę – daugumai kasdienių sandorių.

2. Išankstinę – kai norite gauti apmokėjimą prieš darbų pradžią.

3. Kreditinę – kai reikia ištaisyti klaidas arba grąžinti pinigus.

Sunkumai susiję su SF

Išrašant SF rankiniu būdu – dažniausiai kyla tie patys, pasikartojantys sunkumai.

• Rankiniu būdu įvedant duomenis į sąskaitas faktūras – dažnai pasitaiko klaidų, kurios gali sukelti problemų apskaitoje ir mokėjimuose.

• Kūrimas, tikrinimas ir siuntimas – atima daug laiko, ypač mažose įmonėse.

• Popierinių sąskaitų faktūrų saugojimas, paieška ir archyvavimas gali būti nepatogus ir užima daug vietos.

• Skirtingų programų ir sistemų naudojimas gali sukelti problemų keičiant duomenis tarp jų.

• Nuolat kintantys mokesčių įstatymai gali apsunkinti sąskaitų faktūrų išrašymą.

• Vėluojančios mokėjimo sąlygos gali sukelti pinigų srautų problemų.

• Perkeliant sąskaitas faktūras į elektroninę erdvę – kyla klausimų dėl jų autentiškumo ir teisėtos galios.

Kaip šias problemas išspręsti?

Naudokite sąskaita123, kuri automatizuoja sąskaitų faktūrų kūrimą, siuntimą ir apskaitą.

• Pereikite prie elektroninių sąskaitų faktūrų, kad sumažintumėte popieriaus naudojimą ir pagreitintumėte procesus.

• Integruokite savo sąskaitų faktūrų sistemą su kitais verslo valdymo įrankiais, kad sumažintumėte duomenų įvedimo klaidas ir pagerintumėte duomenų srautą.

• Užtikrinkite, kad jūsų darbuotojai būtų tinkamai apmokyti dirbti su sąskaitomis faktūromis ir suprastų susijusius teisinius reikalavimus.

• Reguliariai peržiūrėkite savo sąskaitų faktūrų procesus ir ieškokite būdų juos patobulinti.

Dažniausiai užduodami klausimai apie sąskaitas faktūras

Koks skirtumas tarp sąskaitos faktūros ir kito mokamojo dokumento?

Sąskaita faktūra yra oficialus dokumentas, kuris turi teisinę galią. Ji naudojama apskaitos, mokesčių ir teisiniais tikslais. Kiti dokumentai (pvz., sąskaita, kvitas) gali būti naudojami kaip įrodymas apie mokėjimą, tačiau jie neturi tokios pat teisinės galios kaip sąskaita faktūra.

Kada reikia išrašyti sąskaitą faktūrą?

Iš karto po prekių pristatymo arba prieš jį, jei taip sutarta su pirkėju arba po paslaugų suteikimo arba periodiškai, jei paslaugos teikiamos ilgesnį laiką. Išankstinis apmokėjimas taip pat gali būti patvirtintas sąskaita faktūra.

Ką daryti, jei klientas vėluoja sumokėti?

Siųskite priminimus apie nesumokėtą sąskaitą ir jeigu tai numatyta jūsų sutartyje, skaičiuokite delspinigius. Kraštutiniais atvejais – kreipkitės į teismą.

Ką daryti, jei padariau klaidą sąskaitoje faktūroje?

Išrašykite kreditinę sąskaitą, kurioje nurodysite klaidingą sumą ir teisingą sumą. Jei klaida yra didelė – galite išrašyti naują sąskaitą. Informuokite klientą apie klaidą ir išsiųskite pataisytą SF.

Ar reikia saugoti sąskaitas faktūras?

Sąskaitos faktūros yra svarbus buhalterinis dokumentas, kurį reikia saugoti mažiausiai 10 metų. Šiuolaikinės sistemos leidžia saugoti sąskaitas faktūras elektroniniu formatu, tad išbandykite sąskaita123 ir nebesukite galvos dėl „popierizmo”.