Viešieji pirkimai: kaip tai veikia?
Darius Šoparas
Viešieji Pirkimai Kas Tai: Kaip Tai Veikia? | Sąskaita123
Viešieji pirkimai yra labai svarbi valstybės ir savivaldybių veiklos dalis, kuri apima viešasis prekių, paslaugų ar darbų įsigijimą. Ši sritis ne tik užtikrina efektyvų viešųjų lėšų naudojimą, bet ir skatina skaidrumą, konkurenciją bei inovacijas. Teisingai vykdomi viešieji pirkimai gali padėti sukurti ekonominę vertę, pagerinti paslaugų kokybę ir prisidėti prie socialinės atsakomybės.
Kas yra viešieji pirkimai?
Viešieji pirkimai yra procesas, kurio metu valstybės ir savivaldybių institucijos įsigyja prekes, paslaugas ar darbus iš privačių tiekėjų. Šis pirkimas yra reglamentuotas įstatymais ir taisyklėmis, siekiama užtikrinti skaidrumą, konkurenciją ir efektyvų viešųjų lėšų panaudojimą. Viešasis pirkimas apima įvairius etapus, įskaitant planavimą, specifikacijų paruošimą ir pasiūlymų vertinimą, siekiant užtikrinti skaidrumą ir sąžiningą konkurenciją tarp tiekėjų. Viešieji pirkimai yra svarbūs, nes jie padeda perkančiosioms organizacijoms pasiekti reikiamus tiekėjus, užtikrina, kad gautos prekės ir paslaugos atitiktų nustatytus standartus ir prisideda prie ekonominės vertės kūrimo.
Viešieji pirkimai apima įvairius etapus – pradedant nuo biudžeto planavimo ir pirkimo skelbimo, iki pasiūlymų gavimo, vertinimo ir sutarties pasirašymo. Kiekvienas etapas yra svarbus, nes jis padeda užtikrinti, kad viešuosius pirkimus būtų vykdomi skaidriai ir efektyviai. Be to, viešieji pirkimai skatina konkurenciją tarp tiekėjų, kas gali lemti geresnes kainas ir aukštesnę kokybę.
Viešieji pirkimai yra esminė viešojo sektoriaus veiklos dalis, kuri geba optimizuoti išlaidas ir gerinti paslaugų kokybę. Jie taip pat prisideda prie socialinės atsakomybės, nes perkančiosios organizacijos gali įtraukti tvarumo ir socialinių kriterijų į savo pirkimų strategijas.
Viešųjų pirkimų procesas
Viešųjų pirkimų procesas, arba viešuosius pirkimus, yra sudėtingas ir reikalauja atidumo. Konkursų metu sukuriamos lygios galimybės visiems tiekėjams ir užtikrinamas reglamentų laikymasis. Ši sritis apima ne tik teisinius aspektus, bet ir strateginį planavimą bei nuoseklų įgyvendinimą. Kiekvienas žingsnis turi būti gerai apgalvotas, kad būtų užtikrintas efektyvus viešųjų lėšų panaudojimas laikantis skaidrumo ir konkurencijos principų. Mažiausia klaida gali turėti rimtų pasekmių, todėl visos proceso dalys turi būti vykdomos kruopščiai.
Biudžeto planavimas ir pirkimo skelbimas
Perkančioji organizacija turi suplanuoti savo biudžetą ir paskelbti – ką, kaip ir kada planuoja šiais metais įsigyti. Šis etapas yra svarbiausias, nes teisingai suplanuotas biudžetas leidžia nustatyti prioritetus ir užtikrina, kad pirkimai atitiktų organizacijos tikslus. Be to, pirkimų skelbimas yra svarbus ne tik informuojant potencialius tiekėjus, bet ir skatinant konkurenciją, todėl būtina aiškiai apibrėžti lūkesčius, reikalavimus ir terminus. Šiame kontekste svarbu atkreipti dėmesį į 2024 metus, kadangi tai padės užtikrinti, jog pirkimai atitiktų naujausius reikalavimus ir tendencijas.
Techninės specifikacijos paruošimas
Techninės specifikacijos paruošimas yra vienas iš svarbiausių viešųjų pirkimų proceso etapų. Šiame etape perkančioji organizacija turi detaliai apibrėžti – kokios prekės, paslaugos ar darbai yra reikalingi. Techninė specifikacija yra pagrindinis dokumentas pagal kurį tiekėjai rengia savo pasiūlymus, todėl ji turi būti aiški, išsami ir tiksliai atspindėti pirkimo poreikius.
Paruošus techninę specifikaciją – ji yra skelbiama kartu su pirkimo dokumentais. Tai leidžia tiekėjams suprasti – kokie yra reikalavimai ir kokias sąlygas jie turi atitikti, kad galėtų dalyvauti pirkime. Gerai parengta techninė specifikacija padeda užtikrinti, kad gauti pasiūlymai atitiktų perkančiosios organizacijos lūkesčius ir reikalavimus, o pirkimo procesas vyktų sklandžiai ir efektyviai.
Viešųjų pirkimų proceso etapai
Viešasis pirkimas susideda iš kelių etapų:
Lėšų planavimas – tai pirmas žingsnis, kurio metu nustatoma – kiek lėšų bus skirta pirkimams ir koks yra jų paskirstymas pagal prioritetus.
Specifikacijos paruošimas – šiame etape detalizuojamos techninės ir kokybinės prekės ar paslaugos charakteristikos, siekiama užtikrinti, kad tiekėjai suprastų – ko reikia.
Pirkimo paskelbimas – oficialus pirkimo proceso pradžios skelbimas, kuris dažnai vyksta viešai, siekiama pritraukti kuo daugiau potencialių tiekėjų ir užtikrinti konkurencingą konkursą.
Pasiūlymų gavimas ir vertinimas – šiame etape perkančioji organizacija renkasi gautus pasiūlymus ir juos vertina pagal nustatytus kriterijus – tokius kaip kaina, kokybė, tiekėjo patirtis.
Nugalėtojo pasirinkimas – remiantis vertinimo rezultatais – pasirenkamas nugalėtojas, kuris atitinka visus reikalavimus.
Sutarties pasirašymas – paskutinis etapas, kurio metu sudaroma oficiali sutartis su pasirinktu tiekėju, užtikrinamos abiejų šalių teisės ir pareigos.
Viešųjų pirkimų svarba viešajame sektoriuje
Viešųjų pirkimų procesas yra svarbus viešojo sektoriaus elementas, kuris padeda perkančioms organizacijoms pasiekti reikiamus tiekėjus ir užtikrinti viešuosius tikslus. Efektyvus viešųjų pirkimų vykdymas ne tik optimizuoja išlaidas, bet ir garantuoja, kad gautos prekės ir paslaugos atitinka nustatytus standartus. Tai taip pat skatina tiekėjų konkurenciją ir inovacijas, o galiausiai prisideda prie geresnių paslaugų teikimo piliečiams. Taigi, viešųjų pirkimų procesas yra neatsiejama tvarios ir efektyvios viešojo sektoriaus veiklos dalis.
Viešojo pirkimo paskelbimas arba apklausos vykdymas
Kai jau turimos ir suplanuotos lėšos, paruošta specifikacija ir kiti dokumentai – vykdomas viešasis pirkimas. Šis etapas yra svarbus, nes jis suteikia galimybę potencialiems tiekėjams sužinoti apie planuojamus įsigijimus. Viešasis pirkimas apima visą informaciją apie prekes, paslaugas ar darbus, kuriuos organizacija ketina įsigyti, ir yra viešinamas per oficialius kanalus, tokius kaip viešųjų pirkimų portalai, laikraščiai ar kiti informacijos šaltiniai.
Kiekvienas tiekėjas gali patikrinti – kas yra perkama, ir įvertinti, ar jis gali pasiūlyti atitinkamas prekes ar paslaugas. Tai skatina konkurenciją, leidžia tiekėjams parengti geriausius pasiūlymus ir užtikrina, kad perkančioji organizacija gautų optimalias sąlygas.
Pasiūlymų gavimas ir vertinimas
Kai baigiasi pasiūlymo pateikimo terminas – pirkėjas vykdo pasiūlymų palyginimą pagal savo, iš anksto numatytus kriterijus. Šis pirkimas etapas yra ypač svarbus, nes jis lemia, kuris tiekėjas bus pasirinktas, ir turi tiesioginę įtaką viešųjų pirkimų proceso sėkmei. Dažniausiai naudojamas mažiausios kainos kriterijus, t. y. laimi tiekėjas, pateikęs mažiausią kainą, tačiau vertinimo kriterijai gali būti įvairūs: kokybė, tiekėjo patirtis, pristatymo laikas ir kiti aspektai, priklausomai nuo konkrečių pirkimo poreikių.
Pasiūlymų gavimas ir vertinimas yra dar vienas etapas, kuris padeda perkančioms organizacijoms pasirinkti tinkamą tiekėją. Šiuo etapu perkančioji organizacija atidžiai nagrinėja gautus pasiūlymus, vertina ne tik kainą, bet ir pasiūlymo atitiktį techniniams reikalavimams, pasiūlymo sąlygas, garantijas ir kitus aspektus.
Pasiūlymų vertinimas atliekamas perkančiosios organizacijos, nes ji turi suplanuoti savo biudžetą ir aiškiai žinoti, ko tikisi iš tiekėjų. Šis etapas užtikrina, kad būtų pasirinktas geriausias sprendimas, atitinkantis tiek finansinius, tiek kokybinius reikalavimus.
Nugalėtojo pasirinkimas ir sutarties pasirašymas
Šiame etape remiantis numatytais vertinimo kriterijais (tokiais kaip mažiausios kainos arba ekonominio naudingumo) – pasirenkamas viešasis pirkimas nugalėtojas. Pasirinkus tinkamą tiekėją – su juo pasirašoma paslaugų teikimo sutartis, kurioje detaliai apibrėžiamos abi šalių teisės ir pareigos, paslaugų ar prekių teikimo sąlygos, terminai bei kiti svarbūs aspektai.
Tuo pačiu metu skelbiamos Viešųjų pirkimų ataskaitos (ATN formos), sutartys ir viešinami tiekėjų komerciniai pasiūlymai. Šis skaidrumo užtikrinimas yra būtinas, kad visuomenė galėtų stebėti – kaip naudojamos viešosios lėšos ir kad visi dalyviai turėtų vienodą informaciją apie vykdomus pirkimus.
Viešųjų pirkimų įstatymas ir taisyklės
Viešasis pirkimų įstatymas yra pagrindinis dokumentas pagal kurį rengiamos įvairios taisyklės ir procedūros reglamentuojančios viešųjų pirkimų procesą. Šis įstatymas nustato taisykles, kurių privalo laikytis tiek perkančiosios organizacijos, tiek tiekėjai, užtikrindamas skaidrumą, konkurenciją ir efektyvų viešųjų lėšų naudojimą.
BVPŽ kodai ir jų svarba
BVPŽ (Bendrasis viešųjų pirkimų žodynas) kodai yra pagrindinis viešųjų pirkimų klasifikavimo pagal veiklos sritis ir pirkimas procesus. Jie suteikia sistemą pagal kurią galima efektyviai identifikuoti ir klasifikuoti prekes, paslaugas bei darbus, kurie yra perkami viešojo sektoriaus. Perkančiosios organizacijos viešindamos savo pirkimus privalo parinkti tinkamą BVPŽ kodą, nes būtent pagal šiuos kodus vykdoma tinkamų viešųjų pirkimų paieška.
Pavyzdžiui, tiekėjas, kuris užsiima statybos darbais – ieškos pirkimų tik pagal BVPŽ statybos kodus. Tai užtikrina, kad tiekėjai gautų tik tuos pirkimus, kurie atitinka jų teikiamas paslaugas ar prekes, o perkančiosios organizacijos galėtų lengviau pasiekti tinkamus tiekėjus.
Viešųjų pirkimų platformos
Viešųjų pirkimų platformos yra elektroninės sistemos, kurios padeda perkančioms organizacijoms vykdyti viešųjų pirkimų procesą efektyviau ir skaidriau. Šios platformos supaprastina visą pirkimų ciklą pradedant nuo pirkimo skelbimo iki pasiūlymų vertinimo ir sutarties pasirašymo.
Perkančiosios organizacijos naudoja viešųjų pirkimų platformas, kad galėtų suplanuoti savo biudžetą ir paskelbti – ką, kaip ir kada planuoja šiais metais įsigyti. Viešasis pirkimas apima įvairius etapus, įskaitant planavimą, specifikacijų rengimą ir pasiūlymų vertinimą, laikantis taisyklių, kurios užtikrina skaidrumą ir vienodas konkurencijos sąlygas tiekėjams. Šios platformos ne tik palengvina informacijos sklaidą, bet ir suteikia galimybę stebėti visą pirkimų procesą, užtikrinant jo skaidrumą.
Viešųjų pirkimų nauda
Viešasis pirkimas yra svarbi nauda, kadangi jis padeda perkančioms organizacijoms pasiekti reikiamus tiekėjus ir užtikrina efektyvų viešųjų lėšų panaudojimą. Efektyvus viešųjų pirkimų procesas leidžia organizacijoms pasirinkti geriausius pasiūlymus, kas padeda optimizuoti išlaidas ir gerinti paslaugų kokybę.
Be to, viešųjų pirkimų nauda skatina konkurenciją tarp tiekėjų, o tai gali lemti geresnes kainas ir kokybę. Skaidrumas ir aiškumas didina pasitikėjimą tiekėjų ir perkančiųjų organizacijų tarpusavio santykiuose.
Viešųjų pirkimų rizikos
Viešųjų pirkimų rizikos yra svarbios taip pat, kadangi jos gali paveikti perkančią organizaciją ir jos gebėjimą sėkmingai įgyvendinti pirkimus. Pirkimas apima įvairias rizikas: nuo finansinių sunkumų, tiekėjų nesugebėjimo įvykdyti sutartis, iki teisinių ginčų ar neskaidrių pirkimų procesų, kurie gali pakenkti organizacijos reputacijai.
Perkančiosios organizacijos turi atidžiai vertinti ir valdyti šias rizikas, kad galėtų suplanuoti savo biudžetą ir aiškiai nurodyti, ką, kaip ir kada planuoja įsigyti šiais metais. Rizikų valdymas padeda užtikrinti, kad pirkimų procesas vyktų sklandžiai ir kad būtų minimizuota galimų nuostolių tikimybė.
Viešųjų pirkimų rizikos gali turėti didelės įtakos perkančiajai organizacijai, todėl jas būtina nuolat stebėti ir vertinti. Tai leidžia organizacijoms greitai reaguoti į kylančias problemas ir priimti apgalvotus sprendimus užtikrinančius efektyvų ir skaidrų pirkimų procesą.
Viešųjų pirkimų ateitis
Viešųjų pirkimų ateitis yra svarbi, kadangi viešasis pirkimas gali paveikti perkančią organizaciją ir jos gebėjimą prisitaikyti prie besikeičiančių rinkos sąlygų. Atsižvelgiant į technologijų pažangą ir visuomenės lūkesčius – viešųjų pirkimų procesai toliau keičiasi, nes siekiama užtikrinti efektyvumą, skaidrumą ir inovacijas.
Perkančiosios organizacijos turi atsižvelgti į viešųjų pirkimų ateitį, kad galėtų suplanuoti savo biudžetą ir aiškiai nurodyti – ką, kaip ir kada planuoja įsigyti šiais metais. Strateginis požiūris į pirkimus leis geriau prognozuoti poreikius ir optimizuoti lėšų panaudojimą.
Viešųjų pirkimų ateitis taip pat apima naujų technologijų, tokių kaip dirbtinis intelektas ir blokų grandinė, diegimą, kas gali padėti supaprastinti procesus ir sumažinti administracines išlaidas. Be to, didėja dėmesys tvarumui ir socialinei atsakomybei, todėl perkančiosios organizacijos vis dažniau įtraukia šiuos aspektus į savo pirkimų strategijas.
Darius Šoparas
Darius Šoparas yra fintech SaaS'o Sąskaita123 įkūrėjas su daugiau nei 20 metų patirtimi. Ilgametė patirtis IT ir finansų industrijoje, bei aistra tech inovacijoms leidžia Dariui įkvėpti naujus, augančius verslus, padėti jiems racionalizuoti savo veiklą ir pasiekti finansinių tikslų.
