Ką galima nurašyti išlaidoms vykdant individualią veiklą?

Atnaujinta 2025-08-26

Vykdant individualią veiklą, tinkamas išlaidų tvarkymas, yra vienas svarbiausių dalykų. Kiekviena veiklai būtinos išlaidos gali būti pripažįstamos leidžiamu atskaitymu, o tai tiesiogiai mažina apmokestinamąsias pajamas.

Jei šios išlaidos apskaitomos ir deklaruojamos teisingai, gyventojų pajamų mokestis skaičiuojamas tik nuo realaus pelno, o ne nuo visų gautų pajamų.

Tai reiškia, kad teisingai deklaruotos išlaidos padeda ženkliai sumažinti mokestinę naštą ir išsaugoti daugiau lėšų pačiam veiklos vykdytojui. Be to, skaidri apskaita leidžia išvengti nesusipratimų su mokesčių administratoriumi ir suteikia finansinį aiškumą planuojant ateities pajamas bei investicijas.

Plačiau šią temą aptarsime kartu su VU Teisės fakulteto ir Verslo mokyklos docentu Martynu Endrijaičiu, kuris pasidalins įžvalgomis.

Kas laikoma leidžiamais atskaitymais?

Pagal Gyventojų pajamų mokesčio įstatymą, leidžiami atskaitymai yra tos išlaidos, kurios yra tiesiogiai susijusios su individualia veikla ir būtinos pajamoms uždirbti bei veiklai palaikyti. Tai gali būti tiek įprastos kasdienės veiklos išlaidos (pvz., ryšio paslaugos, darbo priemonės), tiek ilgalaikės investicijos (pvz., įranga ar programinė įranga), jei jos naudojamos veikloje.

Neleidžiami atskaitymai – tai tokios išlaidos, kurios nėra susijusios su pajamų uždirbimu ar yra priskiriamos asmeninėms reikmėms. Pavyzdžiui, pramogų, kelionių ar buities išlaidos negali būti deklaruojamos kaip veiklos sąnaudos.

Esminis skirtumas tas, kad leidžiami atskaitymai mažina apmokestinamąjį pelną, o neleidžiamos išlaidos apskaitoje gali būti matomos, bet mokesčiams jos neturi įtakos. Taigi, individualią veiklą vykdantys asmenys turi labai aiškiai atskirti, kurios išlaidos yra susijusios su jų veikla, o kurios – asmeninės.

Du būdai, kaip galima apskaičiuoti išlaidas

Fiksuota 30 % atskaita

Tai yra supaprastintas būdas, kurį dažnai renkasi smulkesnių paslaugų teikėjai, kūrybininkai ar tie, kurių veikloje realios išlaidos nėra didelės.

• Kaip tai veikia?
  Gyventojas gali pasirinkti, kad leidžiami atskaitymai būtų laikomi 30 % nuo visų gautų individualios veiklos pajamų.
• Dokumentų rinkti nereikia.
  Tai didžiausias šio metodo privalumas: išlaidas pagrįsti sąskaitomis ar kvitais nereikia, nes valstybė automatiškai pripažįsta, kad bent 30 % pajamų sudaro veiklos išlaidos.
• Kada naudinga?
  Jei realios išlaidos mažos arba jas sudėtinga pagrįsti. Pavyzdžiui, konsultacinė veikla, kai didžioji dalis pajamų yra už darbą, o ne už materialias sąnaudas.
• Apribojimas.
  Šio būdo negalima taikyti, kai pajamos gaunamos iš darbdavio ar asmens su kuriuo yra darbo santykiai (ar jų esmę atitinkantys santykiai). Tokiais atvejais privalu naudoti tik faktiškas išlaidas.

Martynas detalizuoja, kad: "Abiem atvejais vykdydami individualią veiklą pagal pažymą privalote pildyti Gyventojo individualios veiklos pajamų-išlaidų apskaitos žurnalą. Jeigu naudojate kasos aparatą, tai privalote pildyti kasos aparato kasos operacijų žurnalą. Kasos aparatą privalote naudoti, jeigu individualią prekybos veiklą (maisto produktais ir kitomis prekėmis) pagal pažymą vykdote pastatuose ar patalpose, taip pat kioskuose, vagonėliuose, kilnojamuose nameliuose, autoparduotuvėse, t. y. kai prekiaujate ne lauko sąlygomis".

Faktinės išlaidos

Šis būdas labiau tinka tiems, kurių veikloje yra daug sąnaudų: prekyba, gamyba, paslaugos su dideliais transporto ar įrangos kaštais.

• Kaip tai veikia?
  Leidžiami atskaitymai skaičiuojami pagal realias, dokumentais pagrįstas išlaidas. Tai gali būti sąskaitos už prekes, medžiagas, darbo priemones, transportą, reklamą, buhalterines paslaugas ir t. t.
• Dokumentų rinkimas būtinas.
  Reikia saugoti sąskaitas faktūras, kvitus, sutartis. Be jų VMI šių išlaidų nelaikys leidžiamais atskaitymais.
• Kada naudinga?
  Kai veiklos sąnaudos sudaro daugiau nei 30 % pajamų. Pavyzdžiui, jei per metus pajamų – 40 000 €, o išlaidų – 20 000 € (50 %), tada taikant faktines išlaidas mokestinė našta sumažėtų labiau nei naudojant fiksuotą 30 % atskaitą.
• Privalumas.
  Leidžia realiai parodyti tikrą veiklos pelną ir dažnai labiau apsimoka, jei veikla reikalauja daug investicijų.

Dažniausiai pripažįstamos išlaidų kategorijos

• Transportas: degalai, techninė priežiūra, draudimas, dalis automobilio eksploatacijos.
• Darbo priemonės ir įranga: kompiuteriai, telefonai, programinė įranga, įrankiai.
• Komunikacijos paslaugos: internetas, mobilusis ryšys.
• Būsto išlaidos (jei dalis patalpų naudojama veiklai): nuoma, elektra, šildymas, kitos komunalinės.
• Reklama ir rinkodara: svetainės kūrimas, socialinių tinklų reklama, vizitinės kortelės, reklaminė spauda.
• Apmokėjimas už paslaugas: buhalterio paslaugos, konsultacijos, mokymai, licencijos.
• Kitos tiesiogiai su veikla susijusios išlaidos (pvz., žaliavos, atsargos, medžiagos).

Ar nekilnojamo turto nuoma gali būti priskirta išlaidoms?

Martynas tikslina:

Turto, naudojamo individualioje veikloje, įsigijimo išlaidas priskiriant leidžiamiems atskaitymams, svarbu, ar šis turtas priskiriamas trumpalaikiam ar ilgalaikiam turtui. Turtą priskiriant ilgalaikiam ar trumpalaikiam individualios veiklos turtui, atsižvelgiama į to turto pobūdį, jo naudojimo veikloje laiką bei įsigijimo kainą. 

Ilgalaikiu turtu laikomas turtas, kuris naudojamas individualioje veikloje ilgiau kaip 1 metus ir kurio įsigijimo kaina yra ne mažesnė už gyventojo paties nusistatytą kainą. Norint tokio turto įsigijimo išlaidas priskirti individualios veiklos leidžiamiems atskaitymams, gyventojas VMI turi pateikti Fizinio asmens pranešimo apie ilgalaikio turto ar jo dalies priskyrimą vykdomai
individualiai ir/arba kitai ekonominei veiklai FR0457 formą. 

Ši FR0457 forma pateikiama kiekvieną kartą prieš pradedant ilgalaikį turtą naudoti veikloje.

Veikloje naudojamą ilgalaikį turtą deklaravus FR0457 formoje, tokio turto įsigijimo išlaidos bei eksploatacijos bei remonto išlaidos (turint išlaidas patvirtinančias sąskaitas faktūras, kasos aparato kvitus ar pan., t. y. juridinę galią turinčius dokumentus) leidžiamiems atskaitymams priskiriamos pagal FR0457 formoje nurodytą procentą, skaičiuojant nusidėvėjimą per laikotarpį, atitinkamai ilgalaikio turto grupei nustatytą metais PMĮ 1 priedėlyje. 

Trumpalaikiu turtu laikomas turtas, kuris naudojamas individualioje veikloje trumpiau kaip 1 m. ir kurio įsigijimo kaina yra mažesnė už gyventojo nusistatytą kainą. Apie trumpalaikio turto naudojimą veikloje FR0457 formoje pranešti VMI nereikia.

Trumpalaikio turto įsigijimo išlaidos, turint tokias išlaidas patvirtinančius dokumentus, priskiriamos leidžiamiems atskaitymams iškart tais kalendoriniais metais, kada išlaidos buvo patirtos (iškart, kai toks turtas pirktas). Tad jeigu gyventojas kompiuterį, telefoną, biuro baldus ar buitinę techniką naudoja individualioje veikloje, tai jų įsigijimo išlaidas gali priskirti atskaitymams, jeigu jis pasirinkęs leidžiamais atskaitymais laikyti faktiškai patirtas išlaidas, pagrįstas juridinę galią turinčiais dokumentais. Jeigu leidžiamiems atskaitymams pasirinkęs priskirti sumą, lygią 30 proc. individualios veiklos pajamų, tai tokiu atveju negalėtų.

Pavyzdys: 20 000 € pajamų per metus

1. 30 % fiksuota atskaita

• Pajamos: 20 000 €
• Leidžiami atskaitymai (30 %): 6 000 €
• Apmokestinamosios pajamos: 20 000 – 6 000 = 14 000 €
• GPM (15 %): 2 100 €

👉 Čia nereikia jokių dokumentų.

2. Faktinės išlaidos – mažesnės nei 30 %

Tarkime, realios išlaidos per metus sudarė tik 4 000 €.

• Pajamos: 20 000 €
• Leidžiami atskaitymai: 4 000 €
• Apmokestinamosios pajamos: 20 000 – 4 000 = 16 000 €
• GPM (15 %): 2 400 €

👉 Šiuo atveju labiau apsimokėtų rinktis 30 % atskaitą, nes ji suteikia daugiau išlaidų (6 000 €).

3. Faktinės išlaidos – didesnės nei 30 %

Tarkime, realios išlaidos sudarė 9 000 €.

• Pajamos: 20 000 €
• Leidžiami atskaitymai: 9 000 €
• Apmokestinamosios pajamos: 20 000 – 9 000 = 11 000 €
• GPM (15 %): 1 650 €

👉 Šiuo atveju naudinga rinktis faktines išlaidas, nes mokesčiai mažesni nei taikant 30 % atskaitą

• Jei realios išlaidos mažesnės už 30 % pajamų, verta rinktis 30 % atskaitą.
• Jei realios išlaidos didesnės už 30 % pajamų, apsimoka rinktis faktines išlaidas.

Kaip pagrįsti išlaidas?

VMI nurodo, kad leidžiamiems atskaitymams pagrįsti būtina turėti:

• Sąskaitas faktūras (už prekes, paslaugas, žaliavas, įrangą ir pan.);
• Kasos aparatų kvitus (kai jie tinkamai atitinka apskaitos dokumentų reikalavimus);
• Banko išrašus (kai mokėjimai atlikti elektroniniu būdu ir išlaidos susijusios su veikla);
• Sutartis (nuomos, paslaugų teikimo, licencijų, darbo priemonių įsigijimo ir pan.);
• Kitus dokumentus, kurie patvirtina išlaidų faktą (pvz., transporto dokumentus, draudimo polisus).

Pagal Lietuvos Respublikos teisės aktus:

• Dokumentai, pagrindžiantys pajamas ir išlaidas, turi būti saugomi ne trumpiau kaip 10 metų.
• Šis terminas taikomas tiek popieriniams, tiek elektroniniams dokumentams.

Martynas detalizuoja:

Išlaidos turi būti pagrįstos juridinę galią turinčiais dokumentais (sąskaitos faktūromis, PVM sąskaitomis faktūromis, importo deklaracijomis, kasos aparato kvitais). 

Prekių ir paslaugų įsigijimo iš užsienio vienetų ir gyventojų atvejais išlaidos gali būti pagrindžiamos užsienio vienetų ir gyventojų surašytais dokumentais, jeigu iš šių dokumentų galima nustatyti ūkinės operacijos turinį. 

Iš ūkinės operacijos turinio, turi būti galima nustatyti kas, kam, už kiek ir kokią prekę (paslaugą) pardavė. 

Išlaidos kasos aparatų kvitais gali būti pagrįstos tik tuo atveju, jeigu prekių ar paslaugų, kurių įsigijimą patvirtina kasos aparato kvitas, vertė (įskaitant PVM) neviršija 290 eurų ir jame yra visi privalomi rekvizitai, taip pat pirkėją identifikuojantis rekvizitas (-ai).

Gyventojas, pasirinkęs apmokestinamąsias individualios veiklos pajamas apskaičiuoti GPMĮ 18 str. 12 dalyje nustatyta tvarka (t. y. išlaidoms priskiriant 30 proc. nuo gautų pajamų), neprivalo atskaitomą sumą pagrįsti dokumentais.

Individualios veiklos finansinė apskaita tvarkoma vadovaujantis Gyventojų, besiverčiančių individualia veikla (išskyrus įsigijusius verslo liudijimus), buhalterinės apskaitos taisyklėmis (toliau — BA taisyklės). Kaip nustatyta BA taisyklių 4 punkte, gyventojų padarytos išlaidos, kurios pagal GPMĮ 18 straipsnį laikomos leidžiamais atskaitymais, apskaitoje pripažįstamos neatsižvelgiant į tai, ar jos apmokėtos ir Gyventojo individualios veiklos pajamų ir išlaidų apskaitos žurnale išlaidų, susijusių su faktiškai gautomis/uždirbtomis individualios veiklos
pajamomis, įrašas daromas, kai išlaidos turimos/patiriamos, neatsižvelgiant į tai, ar jos apmokėtos. 

Jeigu paaiškėja, kad kuri nors individualios veiklos leidžiamiems atskaitymams priskirtų ir iš individualios veiklos pajamų atskaitytų išlaidų dalis nebus apmokėta, tai ta neapmokėta, tačiau iš individualios veiklos pajamų atskaityta išlaidų dalimi didinamos gyventojo individualios veiklos pajamos tą mokestinį laikotarpį, kurį paaiškėjo, kad ji nebus apmokėta.    Tai reiškia, kad bendruoju atveju apmokėjimo dokumentas yra reikalingas.

Praktiniai patarimai, kaip tvarkytis su dokumentais

• Skaitmeninti dokumentus. Verta visus čekius ir sąskaitas nuskenuoti arba nufotografuoti, nes popieriniai dokumentai laikui bėgant blunka.
• Naudoti atskirą el. paštą ar aplanką sąskaitoms ir sutartims saugoti, kad būtų paprasta rasti.
• Tvarkyti pagal kategorijas. Skirstyti dokumentus pagal veiklos rūšis: transportas, reklama, ryšio paslaugos, įranga.
• Vesti paprastą žurnalą arba naudoti buhalterinę programą. Tai padeda lengviau sekti, kurios išlaidos jau įtrauktos į apskaitą, o kurios – dar ne.
• Naudoti debesų saugyklas (pvz., Google Drive, OneDrive), kad dokumentai būtų apsaugoti nuo praradimo.

Kaip pasirinkti tinkamiausią būdą?

Tinkamas pasirinkimas priklauso nuo veiklos pobūdžio, išlaidų dydžio ir apskaitos galimybių.

Kada labiau apsimoka 30 % atskaita?

• Kai veiklos išlaidos yra nedidelės (pvz., konsultacijos, kūrybinė veikla, vertimai, IT paslaugos).
• Kai sunku surinkti arba pagrįsti išlaidas dokumentais.
• Kai norima supaprastinti apskaitą ir sutaupyti laiko.

👉 Pavyzdys: jei metinės pajamos yra 20 000 €, o realios išlaidos tesiekia 3 000 €, labiau apsimoka taikyti 30 % atskaitą (6 000 €), nes ji suteikia didesnę leidžiamų atskaitymų sumą.

„Sodros“ mokesčių skaičiuoklė – padeda įvertinti socialinio draudimo ir sveikatos draudimo įmokas pagal pasirinktas pajamas.
👉 Sodros skaičiuoklė

Individualią veiklą vykdantiems asmenims svarbu tinkamai pasirinkti išlaidų apskaičiavimo būdą, nes nuo to tiesiogiai priklauso mokestinė našta.

Naudok „Sąskaita123“ sistemą, kuri leidžia tvarkyti pajamas ir išlaidas vienoje vietoje, automatiškai apskaičiuoja mokesčius ir generuoja ataskaitas, kurias galima pritaikyti deklaravimui VMI. Tai padeda individualią veiklą vykdantiems asmenims išvengti klaidų ir sutaupyti laiko.