Atnaujinta 2024-12-22
Kreditinė sąskaita faktūra – tai finansinis dokumentas, kuris naudojamas tam, kad būtų koreguojama anksčiau išrašyta sąskaita faktūra. Ji nurodo, jog pirkėjui grąžinama tam tikra suma arba sumažinama jo įsipareigojimų vertė dėl tam tikrų priežasčių.
Kada būtina išrašyti kreditinę sąskaitą faktūrą?
Kreditinę sąskaitą faktūrą privaloma išrašyti tais atvejais, kai reikia atlikti pataisas jau išrašytoje sąskaitoje faktūroje dėl šių priežasčių:
- Grąžintos prekės arba nesuteiktos paslaugos
Jei klientas grąžina prekes arba paslaugos buvo suteiktos nepilnai – reikia išrašyti kreditinę sąskaitą faktūrą, kad būtų sumažinta pradinės sąskaitos suma. - Kainos koregavimas
Kai kaina keičiasi po sąskaitos faktūros išrašymo (pvz., suteikiama papildoma nuolaida ar pastebima klaida) – tai turi būti dokumentuojama kreditine sąskaita. - Klaidos pirminėje sąskaitoje
Jei pradinėje sąskaitoje faktūroje yra netikslumų, tokių kaip neteisinga kaina, prekės aprašymas ar kiekis – būtina išrašyti kreditinę sąskaitą faktūrą, kad klaida būtų ištaisyta. - Sutartiniai pakeitimai
Jei keičiasi sutarties sąlygos, kurios turi įtakos sąskaitai faktūrai (pvz., sumažėja prekių kiekis, paslaugos apimtis ar pristatymo sąlygos) – tai turi būti įforminta kreditine sąskaita faktūra. - PVM koregavimai
Jei reikia koreguoti PVM dėl pirmiau minėtų priežasčių – privaloma išrašyti kreditinę sąskaitą faktūrą, kad būtų užtikrintas mokesčių apskaitos tikslumas.
Teisiniai reikalavimai
Kreditinė sąskaita faktūra yra privaloma pagal daugumos šalių buhalterinės apskaitos ir mokesčių teisės aktus, įskaitant PVM įstatymus.
Kreditinė sąskaita faktūra turi turėti tokią pačią informaciją kaip pradinė sąskaita faktūra, įskaitant:
- Nuorodą į pradinės sąskaitos faktūros numerį.
- Kredituojamą sumą.
- PVM koregavimus (jei taikoma).
- Pataisymo priežastį (pvz., prekių grąžinimas, klaidos taisymas).
Ji turi būti išrašyta nedelsiant po to, kai nustatoma, jog reikalingas pataisymas (pvz., klientas grąžina prekes, nustatoma klaida).
Kaip ir įprasta sąskaita faktūra – kreditinė sąskaita faktūra turi būti saugoma buhalterijos dokumentuose teisės aktuose nustatytą laikotarpį (pvz., 10 metų)
Praktiniai pavyzdžiai
Grąžintos prekės. Įmonė „X“ pardavė klientui „Y“ 100 vienetų prekių už 1000 EUR. Klientas grąžino 10 vienetų dėl defektų. „X“ turi išrašyti kreditinę sąskaitą faktūrą už grąžintas prekes, sumažinti pradinę sumą 100 EUR.
Klaidinga kaina. Pirkėjui buvo išrašyta sąskaita už prekes, kurių kaina netyčia buvo nurodyta 500 EUR, nors turėjo būti 450 EUR. Ši klaida ištaisoma kreditine sąskaita faktūra, kurioje sumažinama 50 EUR.
Papildoma nuolaida. Po sąskaitos faktūros išrašymo klientui suteikiama papildoma 10% nuolaida. Kreditinė sąskaita faktūra išrašoma, kad būtų atspindėta nuolaida.
Paslaugos atšaukimas. Klientas užsisakė paslaugą, tačiau ji nebuvo suteikta dėl sutartinių problemų. Pirma buvo išrašyta sąskaita už 1000 EUR, bet dabar ji kredituojama visa suma.
Kaip išrašyti kreditinę PVM sąskaitą faktūrą (ir paprastą)?
Identifikuokite priežastį.
Prieš išrašant kreditinę sąskaitą faktūrą, nustatykite – kodėl ji reikalinga:
- Prekių grąžinimas.
- Sumažintas prekių kiekis.
- Pataisymai dėl klaidų.
- Suteikta papildoma nuolaida.
- Paslaugos nepilnai suteiktos.
Surinkite reikiamą informaciją.
Pasiruoškite šią informaciją:
- Pradinės sąskaitos faktūros numeris ir data.
- Kredituojama suma.
- PVM korekcija (jei taikoma).
- Priežastis, kodėl išrašoma kreditinė sąskaita faktūra.
Naudokite tinkamą formatą.
Kreditinė sąskaita faktūra turi atitikti įprastos sąskaitos faktūros struktūrą ir įtraukti papildomus elementus:
- Nuorodą į pradinę sąskaitą faktūrą.
- Kredituojamos sumos paaiškinimą.
- Aiškų žodį „Kreditinė sąskaita faktūra“.
Užpildykite pagrindinius duomenis.
- Pirkėjo ir pardavėjo duomenis (pavadinimai, adresai, PVM mokėtojų kodai).
- Prekių/paslaugų aprašymą, kiekį, kainą ir bendrą sumą.
- Kredituojamą sumą.
Nurodykite koreguojamus PVM duomenis.
Jei kredituojama suma keičia PVM – atskirkite kredituojamą sumą nuo pradinės PVM dalies.
Patvirtinkite dokumentą.
Pasirašykite arba patvirtinkite kreditinę sąskaitą pagal savo įmonės nustatytą tvarką.
Praneškite klientui.
Pristatykite kreditinę sąskaitą faktūrą klientui ir įsitikinkite, kad jis ją gavo. Tai gali būti padaryta el. paštu arba naudojantis elektroninėmis buhalterinėmis sistemomis.
Dažniausios klaidos ir kaip jų išvengti
Neteisinga suma.
Klaida: kredituojama suma neatitinka realios grąžinamos prekės ar koreguojamos paslaugos vertės.
Sprendimas: visada tiksliai apskaičiuokite sumą, įskaitant PVM, prieš išrašydami dokumentą.
Nėra nuorodos į pradinę sąskaitą faktūrą.
Klaida: kreditinėje sąskaitoje faktūroje nenurodyta pradinė sąskaita.
Sprendimas: privaloma aiškiai nurodyti pradinės sąskaitos numerį ir datą, kad būtų užtikrintas teisinis tikslumas.
Netinkama priežastis.
Klaida: nepateikta priežastis arba pateikta klaidinga priežastis.
Sprendimas: įrašykite tikslią priežastį, pvz., „Prekių grąžinimas“ arba „Papildoma nuolaida“.
Klaidingi PVM duomenys.
Klaida: netikslus PVM koregavimas arba netinkamai apskaičiuotas PVM.
Sprendimas: patikrinkite, ar PVM koregavimas atliktas pagal galiojančius teisės aktus.
Netinkamas išrašymo laikas.
Klaida: kreditinė sąskaita faktūra išrašoma per vėlai.
Sprendimas: išrašykite kreditinę sąskaitą faktūrą iškart, kai nustatomas poreikis koreguoti pradinę sąskaitą.
Dokumento archyvavimo trūkumas.
Klaida: kreditinė sąskaita faktūra nėra tinkamai saugoma.
Sprendimas: archyvuokite dokumentą kartu su pradinėmis sąskaitomis faktūromis nustatytą laiką (pvz., 10 metų).
Komunikacijos stoka su klientu.
Klaida: klientas nežino, kad buvo išrašyta kreditinė sąskaita faktūra.
Sprendimas: informuokite klientą ir pateikite dokumentą aiškiai bei laiku.
Naudokite buhalterinės apskaitos sistemas, kurios automatiškai sugeneruoja kreditinę sąskaitą faktūrą pagal pradinę sąskaitą. Tai sumažins rankinių klaidų riziką ir užtikrins, kad dokumentai atitiktų visus teisės aktų reikalavimus. Tam puikiai tinka sąskaita123.
Kreditinės sąskaitos faktūros poveikis apskaitai
Kreditinė sąskaita faktūra yra svarbus dokumentas apskaitoje, nes ji tiesiogiai veikia įmonės pajamas, sąnaudas, PVM ir kitas finansines ataskaitas.
1. Pajamų koregavimas
Kreditinė sąskaita faktūra mažina įmonės deklaruotas pajamas. Tai ypač svarbu, kai:
- Prekės yra grąžinamos.
- Suteikiama nuolaida po pirminės sąskaitos faktūros išrašymo.
- Ištaisyta klaida dėl per didelės sumos pradinėje sąskaitoje.
Pavyzdys:
Įmonė išrašė sąskaitą faktūrą už 10 000 EUR. Klientas grąžino prekių už 2 000 EUR. Kreditinė sąskaita faktūra sumažins pajamas iki 8 000 EUR.
2. PVM koregavimas
Kreditinė sąskaita faktūra koreguoja PVM sumą, kurią reikia sumokėti arba susigrąžinti iš mokesčių inspekcijos.
- Jei prekės buvo grąžintos arba kaina sumažinta – įmonė turi teisę sumažinti deklaruotą PVM sumą.
- PVM koregavimas turi būti įtrauktas į atitinkamą PVM deklaracijos laikotarpį.
Pavyzdys:
Pradinėje sąskaitoje buvo nurodyta 10 000 EUR + 2 100 EUR PVM (21%). Klientas grąžino prekių už 2 000 EUR. Kreditinė sąskaita sumažins PVM sumą 420 EUR.
3. Sąnaudų ir išlaidų koregavimas
Kreditinės sąskaitos faktūros gali sumažinti ir sąnaudas:
- Jei tiekėjas išrašo kreditinę sąskaitą faktūrą (pvz., už brokuotas prekes) – sumažėja pirkimo sąnaudos.
- Jei grąžinate prekes tiekėjui – sumažinamos su tuo susijusios išlaidos.
4. Atsiskaitymai su klientais
Kreditinė sąskaita faktūra mažina kliento skolą įmonei:
- Po jos išrašymo kliento neapmokėta suma apskaitoje sumažinama kreditinės sąskaitos faktūros verte.
- Jei klientas jau buvo sumokėjęs – jis turi teisę reikalauti grąžinti skirtumą arba naudoti kredituotą sumą kitiems pirkimams.
Pavyzdys:
Klientas turi 5 000 EUR skolą. Jei išrašoma kreditinė sąskaita už 1 000 EUR – kliento skola sumažėja iki 4 000 EUR.
5. Apskaitos ataskaitų poveikis
Kreditinės sąskaitos faktūros tiesiogiai veikia šias finansines ataskaitas:
- Pajamų ataskaita – sumažina pardavimų pajamas.
- Pinigų srautų ataskaita – nėra tiesioginės įtakos, tačiau grąžinant pinigus klientui atsispindi pinigų srautų mažėjimas.
- Balansas – sumažina gautinas sumas arba padidina mokėtinas sumas.
6. Poveikis pelnui
Kadangi kreditinė sąskaita faktūra mažina pajamas – ji taip pat turi įtakos bendram pelnui. Sumažėjus pajamoms arba padidėjus sąnaudoms – įmonės pelnas bus atitinkamai mažesnis.
Kreditinės sąskaitos faktūros turi būti įtrauktos į ataskaitinį laikotarpį, kai jos buvo išrašytos, kad apskaita atitiktų teisės aktų reikalavimus.
Jos turi būti archyvuojamos kartu su kitais finansiniais dokumentais pagal teisės aktuose numatytą laikotarpį (pvz., 10 metų).
Nesvarbu, ar valdote mažą el. parduotuvę, ar didesnį elektroninės prekybos verslą – Sąskaita123 padės jums lengvai tvarkyti sąskaitas, valdyti mokėjimus ir stebėti finansus realiuoju laiku.
- Automatizuotas sąskaitų išrašymas.
- Likučių sinchronizacija.
- Automatinės kreditinės sąskaitos.
Mes pasiruošę padėti bet kuriuo klausimu dėl jūsų finansų!
