Kaip Išrašyti Sąskaitą Faktūrą Profesionaliai? | Sąskaita123

Profesionalumas – vienas pagrindinių veiksnių, kurį klientai įvardina kaip pasitikėjimo ar net lojalumo rodiklį. Išrašančio sąskaitą faktūrą pagrindinė atsakomybė yra formalus ir reprezentatyvus pateikimas. Klientą gali paskatinti grįžti ne vien teigiama patirtis, bet ir tinkamai išrašyta sąskaita faktūra. Sužinokite straipsnyje, kaip profesionaliai išrašyti sąskaitą faktūrą.

Sąskaita Faktūra – Jūsų veidas

Paprastas būdas išlaikyti aukštos kokybės sąskaitas faktūras –  pasirinkti internetinę sąskaitų faktūrų programinę įrangą. Internetu prieinama sąskaitų faktūrų programinė įranga palengvina sąskaitų faktūrų išrašymą. Tokiu būdu nebereikia pačiam ieškoti sąskaitos faktūros šablono ir gilintis į pateikimą ar išdėstymą. Tvarka jau pasirūpinta. Be to, ši programinė įranga gali padėti su įvairiais ‘kaip išrašyti sąskaitą faktūrą’ scenarijais, tokiais kaip sąskaitų be PVM kūrimas ar sąskaitų išrašymas skirtingomis kalbomis.

Kurdami sąskaitą faktūrą – pasitikrinkite ar visi duomenys yra teisingi. Svarbu nurodyti numeris, kad būtų užtikrintas tikslus sąskaitų sekimas. Atkreipkite dėmesį į rekvizitus, savo veiklos rūšį, paslaugos ar produkto pavadinimą. Taip pat nepamirškite pridėti ir pasikeisti atitinkamus matavimo vienetus.

Nepraleiskite progos savireklamai. Gali pasirodyti elementaru, tačiau kartais pamirštamas įmonės logotipas.  Sėkmingas logotipas yra priemonė, kuri nuolat prideda vertės Jūsų verslui ar prekiniam ženklui. Išnaudokite tai savo naudai. Dažnai matomas logotipas bus atpažįstamas ne vien išrašytoje sąskaitoje faktūroje.

Kas yra sąskaita faktūra?

Sąskaita faktūra yra dokumentas, kuris siunčiamas klientui, siekiant apmokėti už suteiktas prekes ar paslaugas. Sąskaitos faktūros tikslas – aiškiai nurodyti suteiktas prekes ar paslaugas ir sumą, kurią klientas turėtų sumokėti. Sąskaita faktūra naudojama kaip operacijos įrašas ir padeda abiem šalims sekti mokėjimo procesą. Tai ne tik formalus dokumentas, bet ir svarbus įrankis, užtikrinantis skaidrumą ir aiškumą tarp sandorio šalių.

Sąskaitos faktūros struktūra

Svarbiausia yra skaitomumas. Visa Jūsų informacija turėtų būti lengvai suprantama iš pirmo žvilgsnio. Sąskaitoje faktūroje pateikiama visa reikalinga informacija, susijusi su atlikta paslauga ar parduota preke. Svarbu dokumentuoti prekes ar paslaugas, kad būtų aišku, už ką yra išrašoma sąskaita. Supratimas, kaip išrašyti sąskaitą faktūrą, yra būtinas siekiant užtikrinti aiškumą ir skaidrumą.

Taigi dokumente nurodoma:

• Apskaitos dokumento pavadinimas.

• Apskaitos dokumento data.

• Išrašymo data.

• Pardavėjo, t.y. surašiusiojo sąskaitą faktūrą, pavadinimas, kodas.

• Gavėjo duomenys.

• Prekės/paslaugos pavadinimas.

• Mato vienetai, kaina ir suma.

• Įvardinamas sąskaitą išrašęs ir ją priėmęs asmuo.

Svarbu dokumentuoti prekių ar paslaugų pardavimą, nes tai padeda užtikrinti aiškumą ir skaidrumą tarp sandorio šalių.

Kada reikia išrašyti sąskaitą faktūrą?

Sąskaita faktūra paprastai naudojama, kai įmonė klientui tiekia prekes ar paslaugas ir prašo sumokėti už tas prekes ar paslaugas. Įprasta verslo sandorių praktika yra išsiųsti klientui sąskaitą faktūrą po to, kai prekės ar paslaugos yra pristatytos ar sukomplektuotos. Yra keletas situacijų, kai gali būti naudojama sąskaita faktūra, įskaitant: kai pardavimas vyksta už pinigus, kai pardavimas vyksta be pinigų. Tokiu atveju, sąskaita faktūra tampa būtinu dokumentu, padedančiu užtikrinti, kad abi šalys aiškiai supranta sandorio sąlygas ir įsipareigojimus.

Apibrėžtas terminas

Kaip išrašyti sąskaitą faktūrą yra svarbu tam, kad klientui nereiktų spėlioti ar abiems šalims raudonuoti įvykus nesusipratimui, savo sąskaitoje nurodykite terminą iki kurio turi būti atliktas mokėjimas. Tokių atvejų svarbu išrašyti sąskaitas įvairiose situacijose, kad būtų aišku, ko tikimasi. Tai nepalieka abejonių, ko iš kliento tikimasi. Matant konkrečią datą, dažnas pasižymi kalendoriuje ar net nelaukia termino pabaigos ir atsiskaito netrukus.

Išreiškiamas dėkingumas

Jūsų sąskaita nėra skirta vien užmokesčiui gauti. Tai galimybė parodyti dėkingumą savo klientui. Mat iš konkurentų gausos jis pasirinko būtent Jus. Pasinaudokite savo sąskaita tarsi būdu padėkoti kiekvienam klientui. Rekomenduojama komentarų skiltyje įtraukti trumpą, tačiau įsimintiną sakinį. Jis turėtų būti autentiškas ir atitinkantis Jūsų vertybes. Ypatingiems klientams galite įtraukti suasmenintą įrašą. Šis iš pažiūros lengvas, bet efektyvus būdas padeda kurti pasitikėjimą ir puoselėti ilgalaikius santykius su savo klientais. Kaip išrašyti sąskaitą faktūrą gali apimti ir padėkos išreiškimą klientams.

Operatyvumas

Norint sukurti malonią sąskaitų išrašymo patirtį, nebūtinai reikia tam skirti daug laiko. Tačiau svarbu nepamiršti išrašyti pvm sąskaitą faktūrą, ypač vykdant verslo veiklą, net jei gavėjas nenori gauti sąskaitos. Kaip tai padaryti? Kaip išrašyti sąskaitą faktūrą naudojant efektyvią programinę įrangą?

Sąskaitų faktūrų išrašymas – nesudėtingas procesas. Ypač, jei pasirenkama naudotis Sąskaita123 apskaitos programą.

Kokios funkcijos yra reikalingos dirbant savarankiškai ar vykdant verslą?

• Individualios veiklos žurnalas.

• Mokesčių skaičiuoklė.

• KPO, KIO ir PPK kvitai.

• Sąskaitų eksportavimas.

• Projektų valdymas.

• Klientų valdymas.

• Ir dar daugiau..

Iškeiskite popierines sąskaitas ir įsitikinkite patys.

Sąskaitos faktūros pateikimas

Sąskaitą faktūrą galima perduoti klientui asmeniškai, išsiųsti paštu arba elektroniniu paštu. Sąskaita faktūra turi būti išrašyta tiksliai ir laiku, kad klientas galėtų atlikti mokėjimą laiku. Sąskaitos faktūros pateikimas yra svarbus dokumentas, kuris padeda abiem šalims sekti mokėjimo procesą. Elektroninis sąskaitos faktūros pateikimas tampa vis populiaresnis dėl savo patogumo ir greitumo, užtikrinant, kad klientas gautų sąskaitą laiku ir galėtų nedelsiant pradėti mokėjimo procesą.

Sąskaitų faktūrų saugojimas

Sąskaitas faktūras reikia saugoti ne mažiau kaip 10 metų nuo jų išrašymo datos. Sąskaitų faktūrų saugojimas yra svarbi užduotis, kadangi sąskaitos faktūros yra svarbus dokumentas, kuris patvirtina prekių ar paslaugų pardavimą. Sąskaitų faktūrų saugojimas padeda abiem šalims sekti mokėjimo procesą ir išvengti galimų nesutarimų. Tinkamai saugomos sąskaitos faktūros gali būti naudingos atliekant finansinius auditus ar sprendžiant ginčus, todėl svarbu užtikrinti, kad jos būtų saugomos saugioje ir prieinamoje vietoje.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kas yra sąskaita faktūra?

Sąskaita faktūra yra dokumentas, kurio pagrindu vykdomas mokėjimas už prekes ar paslaugas. Ji suteikia informaciją apie parduodamas prekes ar suteiktas paslaugas, jų kiekį, kainą, mokesčius ir bendrą sumą.

Kada turiu išrašyti sąskaitą faktūrą?

Sąskaita faktūra turi būti išrašyta, kai įvyksta sandoris (prekių pardavimas, paslaugų suteikimas). Dažniausiai sąskaitos faktūros išrašomos per 3–5 dienas po sandorio įvykdymo, tačiau tai priklauso nuo vietinių teisės aktų.

Kokie duomenys turi būti nurodyti sąskaitoje faktūroje?

Sąskaitoje faktūroje turi būti nurodyti:

• Parduodančios ir perkančios įmonės pavadinimai, adresai ir kodai.

• Sąskaitos numeris ir data.

• Prekių ar paslaugų aprašymas, kiekis ir vieneto kaina.

• Pridėtinės vertės mokesčio (PVM) tarifas ir suma (jei taikoma).

• Bendra sumos, mokėtinos pagal sąskaitą, suma.

Koks skirtumas tarp sąskaitos faktūros ir paprastos sąskaitos?

Sąskaita faktūra dažniausiai naudojama kaip oficialus mokėjimo dokumentas, ypač jei reikia PVM atskaitos. Paprasta sąskaita, dažnai vadinama „paraginimu mokėti“, gali būti naudojama neformaliems sandoriams arba vidiniams apskaitos tikslams.

Ar sąskaita faktūra turi būti išrašyta popieriniu ar elektroniniu formatu?

Priklauso nuo įstatymų ir reglamentų jūsų šalyje. Daugelyje šalių leidžiama išrašyti sąskaitas faktūras elektroniniu formatu, tačiau jos turi atitikti tam tikrus reikalavimus, kad būtų laikomos teisėtomis.

Ką daryti, jei sąskaita faktūra buvo išrašyta klaidingai?

Jei sąskaita faktūra buvo išrašyta su klaidomis, reikia parengti naują sąskaitą faktūrą arba išrašyti koreguojančią sąskaitą faktūrą, kurioje būtų nurodytos taisomos klaidos.

Ką daryti su sąskaitos faktūros kopijomis?

Reikia saugoti sąskaitos faktūros kopijas tam tikrą laiką, priklausomai nuo vietinių teisės aktų ir apskaitos taisyklių, dažniausiai 5–10 metų. Tai svarbu tiek mokestinių patikrinimų, tiek apskaitos tikslams.