Kas yra išankstinė sąskaita faktūra?

Individualia veikla besiverčiantiems ir bet kokia kita forma savo veiklą vykdantiems asmenims išankstinė sąskaita faktūra – tai garantas, papildomas saugumas. Išankstinėje sąskaitoje faktūroje turi būti nurodyti pagrindiniai elementai, tokie kaip prekių ar paslaugų aprašymas, kiekis, kaina ir sąlygos, nes tai yra preliminarus dokumentas be teisinės galios, palyginti su standartinėmis sąskaitomis faktūromis.

Dažnai nežinant galutinio termino – sąskaitų išrašymas tampa komplikuotas, kartais net ir neįmanomas, tad išankstinė sąskaita-faktūra ir yra patogus  įrankis leidžiantis derinti paslaugos teikėjo ir gavėjo atsiskaitymo priemones bei to įforminimą.

Išankstinės sąskaitos faktūros pavyzdys: elementai

Visgi, išankstinė sąskaita – nėra dokumentas. Tai laisva forma pasirašytas susitarimas, kurio pagrindu įtvirtinimas tam tikras mokėjimas. Atviros formos dokumente reikia nurodyti kam pinigai bus pervedami, kokia suma, į kokią sąskaitą ir kodėl. Taip pat būtina nurodyti prekių ar paslaugų pavadinimus, kainas ir kiekius, kartu su pardavėjo ir pirkėjo informacija.

Sąskaita faktūra gali turėti labai skirtingus komponentus. Visgi, dažniausiai būtini/reikalingi yra šie:

Sąskaitų faktūrų rekvizitai

• Antraštė: „Išankstinė SF”

• Unikalus sąskaitos numeris: svarbu, kad kiekviena laisvos formos sąskaita turėtų unikalų numerį.

• Išrašymo data: data, kada sąskaita faktūra yra išrašyta.

Pro forma sąskaitos faktūros išrašomos prieš pristatymą ir nurodo lūkesčius, o standartinės sąskaitos faktūros yra teisinis įrodymas apie įvykdytus sandorius.

Pardavėjo rekvizitai

• Pavadinimas (įmonės pavadinimas arba individualios veiklos pažymos turėtojo vardas ir pavardė)

• Įmonės kodas (jei yra)

• Adresas

• Atsiskaitomosios sąskaitos numeris

• PVM mokėtojo kodas (jei yra)

Pirkėjo rekvizitai

• Pavadinimas (įmonės pavadinimas arba fizinio asmens vardas ir pavardė)

• Įmonės kodas (jei yra)

• Adresas

• Apmokėjimo terminas: data, iki kada pirkėjas turi apmokėti sąskaitą.

Prekės ar paslaugos informacija

• Eil. Nr.

• Prekės ar paslaugos pavadinimas

• Matavimo vienetas (jei taikoma)

• Kiekis

• Kaina už vienetą

• Suma be PVM

• PVM tarifas

• Suma su PVM

Išankstinės sąskaitos faktūros pavyzdys

Grafikos dizaineris sutiko sukurti logotipą už 100 EUR. Savo veiklą jis įteisinęs su individualios veiklos pažyma. Kadangi ne visada pasitiki rekvizitais, nes įmonės ne visada tokios mokios kaip skelbiama, o fizinių asmenų mokumą patikrinti sunku ir tai reikalauja daug laiko – išankstinė sąskaita tampa geriausiu pagalbininku. Grafikos dizaineris išrašo 30 EUR išankstinę sąskaitą ir perduoda ją paslaugos užsakytojui. Gavęs avansą jis pradeda darbus. Baigęs darbus kartu su logotipu nusiunčia ir pilną sąskaitą, o užsakovas perveda likusius 70 EUR už darbą.

Ar būtina išrašyti išankstinę sąskaitą faktūrą?

Šio tipo sąskaitos išrašomos tuomet, kai paslaugos tiekėjas nori papildomai apsidrausti, jog jam bus sumokėta. Dažniausiai išankstinėse sąskaitose išrašoma tik dalis visų suteikiamų paslaugų sumos. Likusi dalis nurodoma pakoreguojant sąskaitą į įprastą. Išankstinė sąskaita tampa tarsi pagrindu po kojomis, kuris leidžia laisvai savo paslaugas siūlantiems asmenims užsitikrinti, kad už paslaugas bus atsiskaityta.

Išankstinės sąskaitos faktūros gali būti naudingos tiek pardavėjams, tiek pirkėjams. Pardavėjams jos leidžia gauti avansinį mokėjimą už prekes ar paslaugas, o pirkėjams – užtikrinti, kad prekės ar paslaugos bus pristatytos.

Nepamirškite, kad…

Išankstinė SF nėra galutinis atsiskaitymo dokumentas. Vėliau turi būti išrašyta galutinė sąskaita faktūra, kurioje bus nurodyta galutinė prekės ar paslaugos kaina. Išrašytos išankstinės sąskaitos nėra įtraukiamos į individualios veiklos žurnalo apskaitą, kadangi po išankstinės vėliau sekusi tikroji sąskaita-faktūra tarsi įformina šį procesą. Išankstinio mokėjimo sąskaita VMI nėra pateikiama. Paprasčiausias būdas – perrašyti išankstinę sąskaitą į įprastą išlaikant tam tikrus rekvizitus ir, žinoma, unikalų sąskaitos numerį.

Jeigu sutartyje dėl prekių tiekimo ar paslaugų suteikimo yra numatyta gauti avansą, PVM turės būti skaičiuojamas, jeigu pagal sandorio sąlygas šios prekės bus perduotos arba visos paslaugos suteiktos ne anksčiau kaip po 12 mėnesių nuo sandorio sudarymo dienos.

Dažniausiai užduodami klausimai apie išankstinę sąskaitą faktūrą

Ar išankstinę sąskaitą faktūrą anglų bei rusų kalbomis išrašyti tokiu pat principu kaip ir lietuvių kalba?

Išankstinė sąskaita anglų kalba kiek skiriasi nuo lietuviško varianto, kadangi visa charakteristika dažniausiai dėliojama kiek kitaip. Išankstinę sąskaitą rusiškai rekomenduojame išrašyti lygiai tokiu pačiu principu kaip ir lietuvių kalba. Suprantama, kad norint sukurti patikimo paslaugos arba prekės pardavėjo įspūdį – būtinai naudokite kirilicą.

Ar išankstinė sąskaita faktūra yra privaloma?

Tikrai ne. Išankstinės sąskaitos faktūros išrašymas yra savanoriškas, jį gali naudoti abi sandorio pusės.

Kuo skiriasi išankstinė sąskaita faktūra nuo galutinės sąskaitos faktūros?

Pagrindinis skirtumas tarp išankstinės SF ir galutinės SF yra tas, kad išankstinėje nurodoma tik avansinio mokėjimo suma, o galutinėje sąskaitoje faktūroje – galutinė (t.y visa) prekės ar paslaugos kaina.