Kas yra sąskaita faktūra ir kodėl ji yra svarbi?

Atnaujinta 2025-01-27

Sąskaita faktūra (SF) yra oficialus dokumentas, kurį pardavėjas išrašo pirkėjui, taip patvirtindamas prekių pardavimą ar paslaugų suteikimą fiziniam asmeniui (įskaitant prekes ar paslaugas). Tai tarsi kvitas, kuriame išsamiai nurodoma – kas buvo parduota ar suteikta, kokia kaina ir kokiomis sąlygomis.

Sąskaitos faktūros apibrėžimas

Sąskaita faktūra – tai finansinis dokumentas, kuris patvitina prekių tiekimą arba paslaugų suteikimą ir nurodo atsiskaitymo sąlygas. Lietuvos teisės aktuose sąskaitos faktūros naudojimas yra reglamentuojamas įvairiais įstatymais, tarp jų Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymu ir Pridėtinės vertės mokesčio įstatymu (PVMĮ).

Šis dokumentas yra būtinas įrodymas tiek buhalterinei apskaitai, tiek mokesčių administravimui, kaip reikalaujama pagal Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymą (10 straipsnis).

Elektroninės sąskaitos faktūros yra visiškai teisėtos ir laikomos lygiavertėmis popierinėms, jei jos atitinka Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą Nr. 910/2014dėl elektroninio parašo (eIDAS). LR Elektroninių ryšių įstatymas taip pat užtikrina šių dokumentų teisėtumą, jei jie siunčiami ir saugomi tinkamai.

Sąskaitos faktūros sudėtis

Pagal Lietuvos Respublikos Pridėtinės vertės mokesčio įstatymą (PVMĮ 80 str.) sąskaitoje faktūroje privalo būti pateikiami konkretūs rekvizitai.

Dokumento pavadinimas

Sąskaitos faktūros viršuje turi būti aiškiai nurodytas pavadinimas: „Sąskaita faktūra“ arba „PVM sąskaita faktūra“.

Serijos numeris

Kiekviena sąskaita turi turėti unikalų numerį arba serijos numerį, kuris užtikrina jos atsekamumą buhalterijoje.

Data

Data – kada sąskaita buvo išrašyta, yra būtina apskaitos dokumentams ir atsiskaitymo terminų nustatymui.

Tiekėjo informacija

• Pavadinimas (ar vardas, pavardė, jei tai fizinis asmuo).
• Adresas.
• PVM mokėtojo kodas (jei tiekėjas yra PVM mokėtojas).
• Kontaktiniai duomenys (el. paštas, telefonas).

Pirkėjo informacija

• Pavadinimas (ar vardas, pavardė, jei tai fizinis asmuo).
• Adresas.
• PVM mokėtojo kodas (jei pirkėjas yra PVM mokėtojas).

Prekių ar paslaugų aprašymas

Aiškiai išdėstytas sąrašas, kuriame nurodomi:

• Prekių ar paslaugų pavadinimai.
• Kiekiai (pvz., vnt., kg, val.).
• Vieneto kaina (be PVM).
• Bendra suma už kiekvieną prekę ar paslaugą (be PVM).

PVM tarifas ir suma

• Nurodomas taikomas PVM tarifas (pvz., 21%, 9% ar 5%).
• Apskaičiuojama ir pateikiama PVM suma.
• Jei PVM netaikomas, tai taip pat turi būti pažymėta (pvz., „PVM netaikomas pagal PVMĮ 96 straipsnį“).

Bendra mokėtina suma

Privalo būti nurodyta:

• Viso suma be PVM.
• PVM suma.
• Viso suma su PVM.

Atsiskaitymo informacija

• Pardavėjo banko sąskaitos numeris.
• Atsiskaitymo terminas (pvz., 14 dienų nuo sąskaitos išrašymo datos).
• Kiti mokėjimo būdai, jei jie galimi (pvz., atsiskaitymas grynaisiais, mokėjimo platformos, kaip „PayPal“).

Papildoma informacija (jei reikalinga)

• Nuorodos į sutartis ar užsakymus (pvz., užsakymo numeris).
• Pristatymo informacija (jei taikoma).
• Specialios sąlygos, nuolaidos ar kiti svarbūs duomenys.

Pagal Buhalterinės apskaitos įstatymo 13 straipsnį – sąskaita faktūra yra vienas pagrindinių apskaitos dokumentų, todėl jos sudėtis turi atitikti teisės aktų reikalavimus. Sąskaitoje pateikti rekvizitai turi būti tikslūs, kad dokumentas galėtų būti naudojamas mokesčių administravimo ir apskaitos tikslams.

Sąskaitų faktūrų tipai

Sąskaitos faktūros skirstomos į kelis pagrindinius tipus priklausomai nuo jų paskirties. Paprasta sąskaita faktūra naudojama ne PVM mokėtojų – pateikiant pagrindinę informaciją apie prekes ar paslaugas. PVM sąskaita faktūra yra privaloma PVM mokėtojams (joje nurodomas taikomas PVM tarifas ir suma). Išankstinė sąskaita faktūra išrašoma avansiniams mokėjimams ir nėra oficialus apskaitos dokumentas. Kreditinė sąskaita faktūra naudojama klaidoms taisyti arba kompensacijoms už grąžintas prekes. Debetinė sąskaita faktūra skirta papildomoms sumoms už papildomas paslaugas ar prekes apmokėti.

Standartinės sąskaitos faktūros

Standartinė sąskaita faktūra – tai įprasta sąskaita faktūra, išrašoma, kai tiekėjas nėra PVM mokėtojas arba kai PVM nėra taikomas. Ji naudojama prekių tiekimo ar paslaugų suteikimo sandoriams fiksuoti ir užtikrina, kad būtų aiškiai nurodyta visa reikalinga informacija tarp pardavėjo ir pirkėjo.

PVM sąskaitos faktūros

PVM sąskaita faktūra – tai dokumentas, kurį privalo išrašyti PVM mokėtojai, kai parduoda prekes ar teikia paslaugas, apmokestinamas pridėtinės vertės mokesčiu (PVM). Ši sąskaita faktūra yra pagrindinis dokumentas PVM apskaitai ir deklaracijoms. Daugiau apie PVM SF rekvizitus galite skaityti čia.

Žemiau pateiktas VMI paruoštas PVM SF prievolių ir rekvizitų dokumentas.

Išankstinės sąskaitos faktūros

Išankstinė sąskaita faktūra – tai dokumentas, kuris išrašomas prieš įvykdant sandorį arba gavus avansinį mokėjimą už prekes ar paslaugas. Ji nėra laikoma oficialiu apskaitos dokumentu ir negali būti naudojama PVM atskaitymui. Ši sąskaita yra informacinio pobūdžio ir skirta išankstiniam atsiskaitymui organizuoti. Plačiau apie išankstines SF rasite čia.

Kreditinės sąskaitos faktūros

Kreditinė sąskaita faktūra – tai dokumentas, kuris yra išrašomas siekiant sumažinti anksčiau išrašytos sąskaitos faktūros sumą. Ji naudojama tais atvejais, kai grąžinamos prekės, koreguojamos kainos ar taisomos klaidos. Kreditinė sąskaita faktūra yra būtina norint užtikrinti apskaitos tikslumą ir PVM sumos koregavimą. Plačiau apie kreditines SF skaitykite čia.

Debetinės sąskaitos faktūros

Debetinė sąskaita faktūra – tai dokumentas, kuris yra išrašomas siekiant padidinti anksčiau išrašytos sąskaitos faktūros sumą. Ji naudojama tais atvejais, kai reikia papildomai apmokestinti prekes ar paslaugas, dėl kurių kaina buvo klaidingai apskaičiuota arba atsirado papildomų išlaidų. Jeigu naudojate sąskaita123 ir norite sužinoti, kaip debetinę ar išankstinę sąskaitą faktūrą pakeisti į kreditinę sąskaitą faktūrą – skaitykite čia.

Kaip sukurti profesionalią sąskaitą faktūrą?

Profesionali sąskaita faktūra padeda ne tik greičiau gauti apmokėjimą, bet ir palieka gerą įspūdį apie jūsų verslą.

Aiškiai nurodykite savo ir kliento informaciją

• Jūsų duomenys: pavadinimas, adresas, PVM kodas (jei esate PVM mokėtojas), el. pašto adresas ir telefonas.
• Kliento duomenys: vardas ir pavardė (arba įmonės pavadinimas), adresas, PVM kodas (jei taikoma).

Sukurkite unikalų sąskaitos numerį

Naudokite sistemą, pvz., „SF-2025-001“, kad sąskaitos būtų lengvai sekamos ir tvarkingos.

Įtraukite sąskaitos išrašymo datą ir apmokėjimo terminą

• Nurodykite tikslią sąskaitos išrašymo datą.
• Aiškiai pažymėkite apmokėjimo terminą, pvz., „Apmokėti per 14 dienų nuo išrašymo datos“.

Detaliai aprašykite prekes ar paslaugas

Kiekvieną prekę ar paslaugą aprašykite atskirai:

• Pavadinimas: aiškus ir konkretus.
• Kiekis: pvz., vienetai, valandos.
• Vieneto kaina: be PVM (jei taikoma).
• Bendra suma: už kiekvieną prekę/paslaugą.

Nurodykite PVM informaciją (jei taikoma)

• Aiškiai nurodykite PVM tarifą (pvz., 21%, 9%) ir apskaičiuotą PVM sumą.
• Jei PVM netaikomas – pridėkite pastabą, pvz., „PVM netaikomas pagal PVMĮ 96 straipsnį“.

Įrašykite bendrą sumą

Atskirai nurodykite:

• Suma be PVM.
• PVM suma.
• Galutinė suma su PVM.

Pridėkite atsiskaitymo būdus

Aiškiai nurodykite, kaip klientas gali atsiskaityti:

• Banko sąskaitos numeris.
• Sąskaitos savininko vardas.
• Kiti atsiskaitymo būdai (pvz., „PayPal“).

Pasirinkite tvarkingą dizainą

• Naudokite minimalią, profesionalią šrifto ir spalvų schemą.
• Pridėkite savo įmonės logotipą, kad sustiprintumėte prekės ženklo įvaizdį.

Patikrinkite informaciją

Prieš išsiųsdami – peržiūrėkite sąskaitą, kad įsitikintumėte, jog nėra klaidų.

Arba gali pasinaudoti mūsų paruoštu nemokamu sąskaitos faktūros šablonu, kuris generuoja SF be registracijos.

Kaip saugiai ir greitai parengti sąskaitą faktūrą naudojant Sąskaita123?

Naudojant Sąskaita123 – sąskaitos faktūros parengimas tampa greitas ir saugus procesas. Užsiregistravus sistemoje – galite pridėti savo verslo duomenis, pavyzdžiui, įmonės pavadinimas, adresas, PVM kodas ir banko sąskaitos numeris.

Sukūrus naują sąskaitą – įveskite kliento informaciją bei prekių ar paslaugų detales. Sistema automatiškai apskaičiuos PVM ir galutinę sumą, tad išvengsite klaidų. Profesionalumo suteikia galimybė pridėti įmonės logotipą.

Galiausiai, sąskaitą galima išsaugoti PDF formatu arba išsiųsti tiesiai klientui el. paštu, tad užsitikrinsite greitą ir patikimą dokumentų valdymą.

Sąskaitų faktūrų saugojimas ir tvarkymas

Sąskaitų faktūrų saugojimas yra svarbi buhalterinės apskaitos dalis, kuri garantuoja skaidrumą ir atitiktį teisės aktams. Pagal Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymo 19 straipsnį – visi apskaitos dokumentai, įskaitant sąskaitas faktūras, privalo būti saugomi tam tikrą laikotarpį.

• PVM sąskaitos faktūros – mažiausiai 10 metų, jei pardavėjas yra PVM mokėtojas (PVMĮ 78 str.).
• Kiti apskaitos dokumentai – bent 5 metus, nebent teisės aktuose numatyta kitaip.

Dažniausiai užduodami klausimai apie sąskaitas faktūras

1. Kas yra sąskaita faktūra?

Sąskaita faktūra – tai oficialus dokumentas, kurį pardavėjas pateikia pirkėjui, nurodydamas suteiktas paslaugas ar parduotas prekes, jų kainą, mokesčius ir apmokėjimo terminą.

2. Kokie duomenys turi būti įtraukti į sąskaitą faktūrą?

Būtini elementai:

• Pardavėjo ir pirkėjo pavadinimai, adresai, kontaktai.
• Sąskaitos numeris.
• Išrašymo ir apmokėjimo datos.
• Paslaugų ar prekių aprašymas, kiekis, vieneto kaina.
• Bendroji suma, nurodant PVM (jei taikoma).
• Pardavėjo mokėjimo rekvizitai.

3. Ar sąskaitos faktūros turi būti pasirašytos?

Lietuvoje pagal teisės aktus sąskaitos faktūros neprivalo būti pasirašytos ranka. Elektroniniu būdu pateiktos sąskaitos laikomos galiojančiomis, jei jose yra visi būtini duomenys.

4. Koks skirtumas tarp sąskaitos faktūros ir PVM sąskaitos faktūros?

• Sąskaita faktūra – naudojama, jei pardavėjas nėra PVM mokėtojas.
• PVM sąskaita faktūra – naudojama, jei pardavėjas yra PVM mokėtojas, ir joje nurodomas PVM dydis.

5. Ar galiu išrašyti sąskaitą faktūrą fiziniam asmeniui?

Taip, sąskaitą faktūrą galima išrašyti tiek juridiniams, tiek fiziniams asmenims. Fiziniams asmenims dažnai užtenka įrašyti vardą, pavardę ir adresą.

6. Kiek laiko reikia saugoti sąskaitas faktūras?

Lietuvoje sąskaitas faktūras būtina saugoti ne mažiau kaip 10 metų.

7. Kada reikia išrašyti sąskaitą faktūrą?

• Kai suteikiate paslaugą arba parduodate prekę.
• Dažniausiai sąskaita faktūra turi būti išrašyta iki mėnesio pabaigos, per kurią įvyko sandoris.

8. Ar galima išrašyti sąskaitą faktūrą atgaline data?

Teoriškai tai įmanoma, tačiau nerekomenduojama, nes tai gali pažeisti finansinės apskaitos taisykles. Geriausia sąskaitas faktūras išrašyti tiksliai tą dieną, kai įvykdomas sandoris.

9. Ar reikia išrašyti sąskaitą faktūrą, jei klientas atsiskaitė grynaisiais?

Taip, jei klientas prašo sąskaitos faktūros, ją turite pateikti nepriklausomai nuo atsiskaitymo būdo.

10. Ką daryti, jei padariau klaidą sąskaitoje faktūroje?

Jeigu klaida pastebėta:

• Dar neapskaitant sąskaitos – galite ją anuliuoti ir išrašyti naują.
• Jei sąskaita jau apskaityta – reikia išrašyti kreditinę sąskaitą ir kartu pateikti taisytą variantą.

11. Ar galiu naudotis elektroninėmis sąskaitomis faktūromis?

Taip, elektroninės sąskaitos faktūros yra visiškai teisėtos, jei jose pateikiami visi būtini duomenys. Jos turi būti siunčiamos saugiu būdu (pvz., PDF formatu el. paštu).

12. Kokie įrankiai padeda lengviau kurti sąskaitas faktūras?

Populiarios platformos, kurios padeda tvarkyti sąskaitas:

• Sąskaita123 – patogus įrankis lietuvių kalba.
• FreshBooks – skirtas mažiems verslams ir freelancer’iams.
• QuickBooks – pažangi apskaitos sistema su sąskaitų funkcija.

13. Kokia atsakomybė už neteisingai išrašytą sąskaitą faktūrą?

Už neteisingai išrašytas sąskaitas – gali būti taikomos baudos ar kitos finansinės sankcijos, todėl svarbu užtikrinti, kad sąskaitose faktūrose būtų pateikti tikslūs duomenys.

Rūta Kirdeikė

Rūta daugiau nei 10 metų dirba kaip turinio kūrėja ir redaktorė. Sukauptos žinios - ilgametės praktikos rezultatas.

See Full Bio