Kas Yra Saskaita Faktura Ir Kodėl Ji Yra Svarbi? | Saskaita123

Sąskaita faktūra (SF) yra oficialus dokumentas, kurį pardavėjas išrašo pirkėjui, taip patvirtindamas prekių pardavimą ar paslaugų suteikimą fiziniam asmeniui, įskaitant prekes ar paslaugas, kai reikia išrašyti sąskaitą faktūrą. Tai tarsi kvitas, kuriame išsamiai nurodoma – kas buvo parduota ar suteikta, kokia kaina ir kokiomis sąlygomis. Sąskaita faktūra yra labai svarbi finansinė apskaita.

Sąskaitos faktūros apibrėžimas

SF yra oficialus dokumentas, kurį pardavėjas išrašo pirkėjui. Dokumentas patvirtina, kad tarp šių dviejų šalių įvyko sandoris – pardavėjas pardavė prekes arba suteikė paslaugas pirkėjui.

Svarbu žinoti, kad išrašyti ir elektronines PVM sąskaitas faktūras turi teisę tik tam tikri subjektai, laikydamiesi nustatytų teisinių reikalavimų ir atsakomybių.

SF yra naudinga tiek verslui, tiek vartotojui. Ji atlieka kelias svarbias funkcijas:

Įrodymas apie sandorį

Tai pagrindinis įrodymas, kad tarp pardavėjo ir pirkėjo įvyko prekių pardavimo arba paslaugų teikimo sandoris. Šis dokumentas atlieka kelias svarbias funkcijas:

1. Jei kyla nesutarimų dėl sandorio sąlygų ar vykdymo – sąskaita faktūra gali būti pateikta kaip įrodymas teisme.

2. Daugelis gamintojų ir pardavėjų reikalauja pateikti sąskaitą faktūrą taip siekiant pasinaudoti garantija arba grąžinti prekes.

3. Sąskaita faktūra yra pagrindinis dokumentas, kuris naudojamas tiek pardavėjo, tiek pirkėjo buhalterinėje apskaitoje. Ji leidžia tiksliai apskaičiuoti pajamas, išlaidas ir mokesčius.

4. Sąskaita faktūra yra reikalinga apskaičiuojant ir deklaruojant pridėtinės vertės mokestį (PVM) bei kitus taikomus mokesčius.

5. Įmonės gali naudoti sąskaitas faktūras, kad analizuotų savo pardavimus, klientų elgseną ir kitus svarbius rodiklius.

6. Bankams ir kitoms finansinėms institucijoms sąskaitos faktūros gali padėti įvertinti įmonės mokumo gebėjimą.

7. Ir kitais atvejais

Taigi, SF yra ne tik paprastas kvitas, bet ir svarbus dokumentas, turintis teisinę galią ir atliekantis daugybę funkcijų verslo ir asmeniniame gyvenime.

Plačiau apie tai – kaip greitai įsiregistruoti fiziniu mokesčių mokėtoju, kuris vykdo veiklą, žiūrėkite VMI pateiktame video.

Buhalterinė apskaita

Tiek pardavėjui, tiek pirkėjui – SF yra būtina norint tvarkyti finansinę apskaitą, skaičiuoti pajamas, išlaidas ir mokesčius. Sąskaita faktūra yra esminė mokesčių deklaravimui.

Kodėl SF tokia svarbi buhalterijoje? Kiekviena išrašyta sąskaita faktūra patvirtina, kad įmonė gavo pajamas už parduotas prekes. Ši informacija yra įtraukiama į pajamų sąrašą. Taip pat ji rodo – kokias išlaidas įmonė patyrė įsigydama prekes ir t.t. Tai yra įtraukiama į išlaidų sąrašą.

SF taip pat yra pagrindas apskaičiuoti pridėtinės vertės mokestį (PVM), kurį reikia sumokėti arba susigrąžinti. PVM suma yra nurodoma atskiroje SF eilutėje. Metų pabaigoje, remdamasi sąskaitomis faktūromis, įmonė rengia mokesčių deklaracijas, kuriose pateikia informaciją apie gautas pajamas ir patirtas išlaidas.

Galiausiai, auditoriai tikrindami įmonės finansinę būklę – ypač atidžiai tikrina sąskaitas faktūras. Šie dokumentai turi atitikti buhalterinės apskaitos principus ir įstatymus.

Garantija ir prekių grąžinimas

Dažnai sąskaita faktūra yra reikalinga norint pasinaudoti prekių garantija arba grąžinti įsigytas prekes. Kodėl sąskaita faktūra tokia svarbi garantiniam aptarnavimui ir prekių grąžinimui? SF yra neginčijamas įrodymas, kad prekę įsigijote būtent iš to pardavėjo ir konkrečią dieną. Joje yra nurodomas prekių pavadinimas, modelis, serijinis numeris ir kita svarbi informacija reikalinga garantiniam aptarnavimui. Taip pat gali būti nurodytos specialios pirkimo sąlygos, pavyzdžiui, grąžinimo terminai ar garantijos laikotarpis.

Kada SF gali būti nepriimtina? Daugelis pardavėjų reikalauja, kad grąžinant prekę būtų išsaug

Sąskaitos faktūros sudėtis

Sąskaitos faktūros sudėtis yra labai svarbi, kadangi ji nurodo visą reikalingą informaciją apie prekes ar paslaugas, jų kainą, mokesčius ir apmokėjimo sąlygas. Sąskaitoje faktūroje turi būti nurodyta:

• Pardavėjo ir pirkėjo informacija: Tai apima įmonės pavadinimą, adresą, įmonės kodą, PVM kodą ir kitus identifikacinius duomenis. Ši informacija padeda aiškiai identifikuoti sandorio šalis.

• Prekių ar paslaugų aprašymas: Išsamus prekių ar paslaugų sąrašas, įskaitant kiekį, vieneto kainą ir bendrą sumą. Tai užtikrina, kad pirkėjas tiksliai žino, už ką moka.

• Kaina ir suma: Bendra suma be PVM, taikomas PVM tarifas ir galutinė suma su PVM. Tai padeda pirkėjui suprasti, kiek jis turi sumokėti ir kokia dalis sumos yra PVM.

• PVM informacija: Nurodomas taikomas PVM tarifas ir apskaičiuota PVM suma. Tai būtina mokesčių deklaravimui ir apskaitai.

• Apmokėjimo sąlygos: Terminas, per kurį pirkėjas turi sumokėti sąskaitą, ir banko rekvizitai. Tai padeda užtikrinti, kad mokėjimas bus atliktas laiku.

• Pristatymo informacija: Jei taikoma, nurodoma prekių pristatymo data ir vieta. Tai svarbu logistikos ir sandėliavimo tikslais.

• Mokėjimo gavimo informacija: Patvirtinimas, kad mokėjimas buvo gautas, jei sąskaita jau apmokėta. Tai padeda išvengti nesusipratimų dėl mokėjimų.

• Pardavėjo parašas: Oficialus dokumento patvirtinimas, kuris suteikia sąskaitai faktūrai teisinę galią.

Ši informacija yra būtina, kadangi ji padeda užtikrinti skaidrumą, teisėtumą ir tvarkingą finansinę apskaitą.

Sąskaitų faktūrų tipai

Sąskaitų faktūrų rūšys gali skirtis priklausomai nuo konkrečios šalies teisės aktų, verslo specifikos ir sandorio pobūdžio. Tačiau paprastai išskiriami keli pagrindiniai tipai. Palyginus su ‘pirkimo-pardavimo kvitas‘, ‘sąskaita faktūra’ dažniausiai turi daugiau informacijos ir yra naudojama oficialiems apskaitos tikslams.

Standartinės sąskaitos faktūros

Standartinė SF yra dažniausiai naudojamas dokumentas, kuriuo patvirtinamas prekių pardavimas arba paslaugų teikimas. Ji yra pagrindinis įrodymas apie įvykusį sandorį ir naudojama tiek buhalterinėje apskaitoje, tiek deklaravime.

Paprastai standartinė SF teikiama po to, kai asmuo jau gavo prekes. PVM mokėtojams sąskaita faktūra yra būtina, jei tiek pardavėjas, tiek pirkėjas yra registruoti kaip PVM mokėtojai.

Standartinės sąskaitos faktūros taip pat įtraukiamos į ‘pajamų sąrašas’, kuris yra svarbus dokumentuojant įmonės pajamas.

Ką turi turėti standartinė SF ?

• Sąskaitoje faktūroje yra nurodomas sąskaitos numeris, data, išrašymo vieta, pardavėjo ir pirkėjo identifikaciniai duomenys (įmonės kodas, PVM kodas, adresas).

• Sąskaitoje faktūroje turi būti pateiktas išsamus prekių ar paslaugų sąrašas, kiekiai, kainos už vienetą, bendra suma be PVM.

• Galutinė suma, kurią asmuo turi mokėti.

• Terminas, per kurį asmuo turi apmokėti sąskaitą, banko rekvizitai.

Remiantis standartinėmis sąskaitomis faktūromis apskaičiuojamas ir deklaruojamas papildomos vertės mokestis (PVM). Jei kyla nesutarimų dėl sandorio sąlygų – standartinė SF gali būti naudojama kaip įrodymas teisme. Auditoriai tikrina įmonės finansinę dokumentaciją, todėl standartinės SF yra viena iš svarbiausių tikrintinų dokumentų.

Standartinės SF reikalavimai gali šiek tiek skirtis priklausomai nuo šalies teisės aktų ir specifinių verslo sričių. Todėl, norint būti visiškai tikram, kad SF yra išrašyta teisingai – rekomenduojama pasikonsultuoti su specialistu arba naudotis sąskaita123, kuri automatiškai generuoja tvarkingas, apskaitos principus atitinkančias sąlygas.

Šios SF išrašomos ir tokiu atveju, jeigu asmuo ir nepageidauja jų gauti. Tuomet prekės arba paslaugų teikimo įrodymas yra pasiliekamas sau.

PVM sąskaitos faktūros

PVM sąskaita faktūra yra specialus dokumentas, kuriuo įforminamas prekių arba paslaugų teikimas, o taip pat avanso gavimas. Ji yra pagrindinis įrodymas apie įvykusį sandorį ir naudojama tiek buhalterinėje apskaitoje, tiek mokesčių deklaravime.

PVM SF yra privaloma pateikti VMI deklaruojant. Įmonės gali atskaityti PVM nuo sumokėto PVM už įsigytas prekes, jei turi atitinkamas sąskaitas faktūras. Tai yra įrodymas apie sandorį, todėl gali būti naudojama ginčų atveju. Verslo procesuose dažnai reikalaujama išrašyti PVM sąskaitą faktūrą, ypač kai būtina aiškiai atskirti PVM sumą arba kai įmonės tarpusavio sandoriai vyksta tarp skirtingų šalių, kurios yra PVM mokėtojai.

Plačiau apie PVM sąskaitos faktūros išrašymą bei PVM mokėtojo subtilybes žiūrėkite VMI paruoštame video.

Ką privalo turėti PVM sąskaitos faktūros?

• Bendra informacija: sąskaitos numeris (dokumento pavadinimas), data, išrašymo vieta, pardavėjo ir pirkėjo identifikaciniai duomenys (įmonės kodas, PVM kodas, adresas). Tai užtikrins aiškią ir konkrečią PVM sąskaitą faktūrą.

• Išsamus prekių ar paslaugų sąrašas, kiekiai, kainos už vienetą, bendra suma be PVM.

• Nurodomas taikomas PVM tarifas ir apskaičiuota PVM suma.

• Galutinė suma, kurią pirkėjas sumoka.

• Terminas, per kurį pirkėjas turi sumokėti sąskaitą, banko rekvizitai (jeigu aktuali – galima nurodyti ir delspinigių skaičiavimo tvarką).

Svarbu nurodyti taikomą PVM tarifą, kad būtų aišku, kokia PVM suma yra priskaičiuota.

Paprastai PVM sąskaitos faktūros išrašomos po to, kai

Išankstinės sąskaitos faktūros

Išankstinė SF yra dokumentas, kuris yra išrašomas prieš pateikdamas prekes arba t.t. Tai tarsi preliminarus susitarimas, kuriame nurodyta, kokia suma bus apmokėta už būsimą sandorį.

Kodėl reikalinga išankstinė SF? Dažniausiai išankstinė sąskaita išrašoma norint gauti avansinį mokėjimą už būsimas prekes arba paslaugas. Tai tarsi oficialus užsakymo patvirtinimas, kuris apsaugo tiek pardavėją, tiek pirkėją. Išankstinės sąskaitos padeda geriau planuoti finansus ir išteklius. Didesniems projektams dažnai išrašomos kelios išankstinės sąskaitos, kad būtų užtikrintas nuolatinis finansavimas. Advance invoices are often used to secure ‘avansinis mokėjimas’.

Ką turi turėti išankstinė SF ?

Kuo skiriasi nuo standartinės SF? Išankstinė sąskaita išrašoma prieš teikiant prekes arba paslaugas, o standartinė – po to. Išankstinė sąskaita dažniausiai apima tik dalinę sumą, o standartinė – visą sumą. Išankstinėje sąskaitoje informacija gali būti ne tokia tiksli, ypač jei tiksli kaina bus žinoma tik vėliau.

Avansinė SF gali būti naudojama, kai atliekami individualūs užsakymai, pavyzdžiui, gaminant baldus pagal individualų užsakymą. Arba tokiu atveju, kai sudaromi ilgalaikiai projektai: statybos, programinės įrangos kūrimas. Galiausiai, kai sutariamos paslaugos, kurios reikalauja išankstinio pasiruošimo, pavyzdžiui, organizuojant renginius.

Išankstinė sąskaita turi teisinę galią, tačiau ji nėra galutinis dokumentas. Jei išankstinė sąskaita išrašoma PVM mokėtojui – tuomet taikomas PVM (išrašoma PVM sąskaita faktūra). Jei pasikeičia projekto sąlygos arba sumažėja apimtis – gali būti išrašyta kreditinė nota, kuria koreguojama išankstinė sąskaita.

Išankstinės SF yra patogus įrankis tiek pardavėjui, tiek pirkėjui. Ji padeda užtikrinti, kad sandoris bus įvykdytas, o abi šalys bus apsaugotos. Šios SF išrašomos ir tokiu atveju, jeigu asmuo ir nepageidauja jų gauti.

Kreditinės sąskaitos faktūros

Kreditinė SF yra dokumentas, kuriuo koreguojama ankstesnė SF. Tai reiškia, kad ji sumažina arba visiškai panaikina ankstesnėje sąskaitoje nurodytą sumą.

Kodėl reikalinga kreditinė sąskaita? Jei klientas grąžina prekes dėl kokios nors priežasties (defekto, neatitikimo ir pan.) – išrašoma kreditinė SF. Jei kaina pasikeičia (pvz., taikoma nuolaida) – irgi yra išrašoma kreditinė Ji gali būti išrašoma ir tokiu atveju, kad būtų ištaisyta klaida arba jeigu paslaugos buvo suteiktos ne visiškai arba jų apimtis buvo sumažinta.

Ką privalo turėti kreditinė SF?

• Sąskaitoje faktūroje nurodomas pradinės sąskaitos numeris (pavadinimas) ir data, kurią reikia koreguoti.

• Pateikta tiksli suma, kurią reikia atimti iš pradinės sąskaitos

• Trumpas paaiškinimas, kodėl išrašyta kreditinė sąskaita (pvz., prekių grąžinimas, kainos pakeitimas).

• Visa kita informacija, būdinga standartinei sąskaitai faktūrai (pardavėjo ir pirkėjo duomenys, data ir kt.).

• Kreditinė nota gali būti išrašyta, kad būtų ištaisyta pradinė sąskaita faktūra.

Kuo skiriasi nuo standartinės sąskaitos faktūros? Kreditinė sąskaita paprastai turi neigiamą sumą, nes ji mažina ankstesnę sąskaitą. Standartinė sąskaita patvirtina pardavimą, o kreditinė – koreguoja ankstesnį pardavimą.

Jei pradinėje sąskaitoje buvo skaičiuojamas PVM ( PVM sąskaita faktūra) – tai ir kreditinėje sąskaitoje taip pat bus skaičiuojamas atitinkamas PVM. Kreditinės sąskaitos faktūros turi būti tinkamai įtrauktos į buhalterinę apskaitą. Jas reikia saugoti kartu su atitinkamomis pradinėmis sąskaitomis, nes tai yra svarbus dokumentas, kuris padeda išlaikyti tikslią finansinę apskaitą ir užtikrinti, kad visi sandoriai būtų tinkamai įforminti.

Sąskaitų faktūrų tipai ir reikalavimai gali skirtis priklausomai nuo šalies teisės aktų. Visada rekomenduojama pasikonsultuoti su buhalteriu arba apsilankyti Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI) tinklalapyje, kad įsitikintumėte, jog naudojate tinkamą sąskaitos faktūros tipą.

Kaip sukurti profesionalią sąskaitą faktūrą?

Profesionali sąskaita – tai ne tik dokumentas patvirtinantis sandorį, bet ir jūsų verslo įvaizdžio dalis. Naudokite specializuotą programinę įrangą, kuri supaprastins SF išrašymo darbus. Naudojant buhalterinę programą, galima supaprastinti profesionalių sąskaitų kūrimo procesą. Lengvai valdoma ir skoningą rezultatą pateikti galinti sistema yra sąskaita123.

Sąskaita123 yra populiari internetinė platforma, kuri yra skirta lengvai ir

Sąskaitų faktūrų saugojimas ir tvarkymas

Sąskaitų faktūrų saugojimas ir tvarkymas yra labai svarbus procesas, kadangi sąskaitos faktūros yra svarbus dokumentas tiek įmonėms, tiek asmenims. Tinkamas sąskaitų faktūrų saugojimas ir tvarkymas padeda užtikrinti, kad visada turėsite prieigą prie reikalingos informacijos, galėsite ją pateikti reikalaujančioms institucijoms ir išvengsite nemalonių situacijų.

Naudojant specializuotą programinę įrangą, sąskaitų faktūrų saugojimas ir tvarkymas tampa daug paprastesnis. Tokios programos kaip Sąskaita123 leidžia lengvai generuoti, saugoti ir tvarkyti sąskaitas faktūras, užtikrinant, kad jos visada būtų tvarkingos ir atitiktų teisės aktų reikalavimus. Programinė įranga taip pat gali padėti automatizuoti daugelį procesų, tokių kaip sąskaitų faktūrų išrašymas, siuntimas ir archyvavimas.

Taip pat, sąskaitų faktūrų saugojimas ir tvarkymas gali būti atliekamas rankiniu būdu, naudojant sąskaitų faktūrų saugojimo ir tvarkymo sistemas. Svarbu užtikrinti, kad visos sąskaitos faktūros būtų saugomos tvarkingai ir lengvai prieinamos. Rekomenduojama naudoti aiškiai pažymėtas bylas arba segtuvus, kuriuose sąskaitos faktūros būtų rūšiuojamos pagal datą, klientą ar kitus svarbius kriterijus.

Sąskaitų faktūrų saugojimas ir tvarkymas yra būtinas procesas, kadangi sąskaitos faktūros yra svarbus dokumentas verslo procese ir padeda užtikrinti skaidrumą, teisėtumą ir tvarkingą finansinę apskaitą. Tinkamai saugomos sąskaitos faktūros padeda išvengti nesusipratimų, užtikrina, kad visi sandoriai būtų tinkamai įforminti ir leidžia lengvai pateikti reikiamą informaciją mokesčių inspekcijai ar kitoms institucijoms.

Dažniausiai užduodami klausimai apie sąskaitas faktūras

Kas yra sąskaita faktūra?

Sąskaita faktūra yra oficialus dokumentas, kuriame išsamiai aprašomos prekės ar paslaugos, jų kaina, mokesčiai ir apmokėjimo sąlygos. Ji išrašoma tiekėjo (pardavėjo) pirkėjui (klientui) ir patvirtina atliktą sandorį.

Kokie yra sąskaitos faktūros tipai?

Yra keletas sąskaitos faktūros tipų.

1. Paprasta sąskaita faktūra.

2. Išankstinė sąskaita faktūra.

3. Korekcinė sąskaita faktūra.

4. PVM sąskaita faktūra.

5. Ir kt.

Kaip tinkamai išrašyti sąskaitą faktūrą?

Norint išrašyti teisingą sąskaitą faktūrą – reikia laikytis šalies teisės aktų nustatytų reikalavimų. Naudokite SF išrašymo sistemą Sąskaita123, kuri automatiškai sugeneruoja sąskaitas faktūras ir užtikrina, kad jose būtų visa reikalinga informacija.

Kaip saugoti sąskaitas faktūras?

Sąskaitos faktūros yra svarbus dokumentas tiek įmonėms, tiek asmenims, kurį būtina saugoti. Tinkamas jų saugojimas užtikrina, kad visada turėsite prieigą prie reikalingos informacijos, galėsite ją pateikti reikalaujančioms institucijoms ir išvengsite nemalonių situacijų.